论志书编纂全面质量管理与建立质量保障机制
陈曼平
一、问题的提出
提高志书编纂质量事关地方志编纂工作的生命。1997年5月8日中国地方志指导小组二届三次会议讨论通过的《关于地方志编纂工作的规定》第十一条对志书质量作了规定并要求“从多方面采取措施，保证志书质量”。广西壮族自治区人民政府2000年66号文件对第二轮广西三级地方志书编纂质量提出总的要求（简称志书十条质量标准），广西每一次全区地方志工作会议、自治区领导讲话都要求要切实提高志书编纂质量。广西地方志编纂委员会办公室一直在致力于提高全区志书编纂质量，广西通志专志、市县志修志单位在志书编纂工作中也摸索出不少好的经验。但从实践上看，要全面达到规定的质量标准并非易事，往往或多或少存在不尽如人意之处。究其原因，主要受到多种因素制约：一是行为主体因素。有修志人员志德、专业水平、工作经验等参差不齐，也有上下对口编纂指导的个性差异与审查验收志稿的一统、集中之间的矛盾，还有基层修志人员与上级审查验收领导对志书质量标准把握的差别等。二是编纂活动流程程序不完善因素，基础环节质量保障机制缺失。例如：有的基层供稿单位对志书编纂质量要求未引起足够重视，提供基础资料时敷衍了事，有的单位对资料搜集工作不积极配合，有的志办人员对资料工作抓得不扎实：分工编写志稿阶段各撰稿人之间相互沟通交流不够，给总纂统稿增添了难度：编纂者与上级指导者、审验者之间也缺少沟通交流，编写存在的问题、编纂指导上的偏差等得不到及时纠正，到拿出评议稿或送审稿时，志稿既已成型，大局不可逆转，问题难以解决：审查验收制度不健全，审稿把关不够严。三是环境因素。有完成任务时间的限制，有领导人更迭的影响等，以至于到最后的审查验收志稿时不得不放松要求，降低标准，迁就通过。还有行业专业职责所限，在审、编、校、印四环节中，重审验志稿，轻编辑校对印刷，编校下功夫不够，印制监管不到位，因而导致水平偏次、质量偏差的问题：也有因经费困难，不得不选择资质较差的印刷厂，以致降低印刷质量要求的情况等等。种种问题，归结到一点，就是志书编纂质量保障机制不健全、不到位。因此，对志书编纂进行全面质量管理，建立质量保障机制，应作为事关志书编纂质量的关键问题提出来，笔者就此与同仁共同探讨。
二、对志书编纂全面质量管理的基本认识
（一）关于质量概念的内涵
质量概念是与时俱进的。“质量”最初仅用于指产品，在相当长的时期，人们普遍把质量理解为“符合性”，即产品符合规定要求，或者说符合设计要求的程度。当今质量概念已逐渐延伸到过程、体系和组织等各方面。国际标准化组织总结归纳质量定义是“反映实体满足明确和隐含需要的能力的特性之总和”。（龚益鸣：《质量管理学》，复旦大学出版社2000年版，第30页。）该定义中的“实体”，是指某种物质，或是物化体，也可以指某种事物或组织活动，“特性之总和”反映了系统论的观点，即当今人们应用质量概念是为了反映或评价某种物质、某种事物或组织活动符合规格、要求的程度和状态，其对象不仅是针对结果，也是针对过程或者过程和结果所组合成的体系。对质量概念内涵的认识不仅仅是在“结果”层面上进行，还应该从组织系统的层面上，对整个“实体”运行状态和结果进行认识。系统论告诉我们，“世界上任何一个事物，人们所关心的任何一个问题或对象都是一个综合体、一个系统。”（许激：《效率管理——现代管理论的统一》，转引自管理学论研究网。）系统论给我们研究地方志书编纂质量在方法论上的基本启示是：一是从整体性来把握事物。从整体上来说，任何事物或活动都有较为稳定的目标性，其运行有某种特定的明确目标，整个系统的一切运行和行为都为了实现这个目标。二是事物可以用系统控制的方法使其运行朝着预定希望的目标展开。三是可以从系统要素的相互作用来分析事物的内容及运行。把系统论理念所规范的质量概念运用到志书编纂，我们可以说，志书编纂是一项组织活动，是一个系统工程，其系统基本构成要素包括活动的主体（各级领导、编纂人员、审查验收人员、编校人员等），活动的客体（地情资料、志稿文本等），活动的环境因素（外部环境有社会环境及对地方志认识的意识形态等，内部环境有地方志办公室以及承担修志单位的设施、办公条件、经费状况等），志书编纂的运行包括系统要素相互作用的过程和结果。我们追求一定的编纂质量，就是为了对志书编纂活动的过程状态和结果进行有效控制。因此，对志书编纂质量的认识应该从组织系统的层面上，从宏观的角度，对整个编纂活动的运行状态和结果进行全面的考评，也就是说，要将着眼点从重在审验志稿这一考评结果的方式转为着眼于实施全面质量管理，抓质量不能只等着看结果，而是要从抓过程入手，过程质量和结果质量同样重要。
（二）关于志书编纂全面质量管理的质量标准
从系统运行的角度看，志书编纂全面质量管理的质量标准可归结为总体目的标准和进程状态质量标准两方面。
1．总体目的标准是指志书编纂活动所达到的总体效果。它是受地方志编纂活动这一系统运行的目的性和所处的环境制约的，可以说是一种外部标准。它有两个显著的特征：一是标准的外在性。即评价地方志编纂质量的优劣，不仅仅是由地方志系统本身来决定，而且还取决于地方志书编纂处在社会体系大环境中的地位、任务和总体目标实现的社会效果以及社会认可度。二是标准的复合性（多样性）。即地方志书编纂满足多方面需求，对社会政治、经济、文化的发展，对官方资政、民间实用都有着重要的作用，从而最终实现地方志书的多元化功能。
2．进程状态质量标准这是具有内在性特征的标准，是地方志系统的一种内部标准，即指地方志书编纂系统在其总体工作目标的指引下对编纂活动的具体运行呈现的状态和应达到的效果所作的要求。从全面质量管理的角度看，进程状态质量标准有3个层面：第一，志书编纂活动主体行为的质量标准。是指对编纂人员的一定要求和明确规定。在整个编纂工作中，编纂主体是关键的因素。为了编纂工作的有效完成，必须对编纂主体在编纂过程中各项职务、职责、资格、资历及个人素质、水平、行为准则等有一定的要求和明确的规定，既要把编纂人员视为保证质量而督促的对象，有一定的责任约束：又要把编纂人员当做有价值的资产，促使编纂人员的责任意识转换为一种积极自主创造优良编纂质量的状态，创造一定条件来发挥编纂人员的主观能动性、敬业心、使命感、荣誉感。第二，编纂过程的质量标准。是指编纂工作开展的程序、步骤，实现的手段和条件等方面的要求。因为地方志书编纂是一个系统工程，多年运作，众手成书，需要相关部门众多人员参与配合，并依靠一定的手段和条件才能完成。过程质量标准的确定，对编纂流程的不同阶段、每一个步骤、每一个环节有详细的操作程序，有明确的操作要求，形成一定的规程标准，可以促使编纂工作达到预期的效果。第三，编纂结果的质量标准。主要是指志书成书文本（含志稿）的质量规定。如中国地方志指导小组颁布的《关于地方志编纂工作的规定》第十一条规定：志书“力求观点鲜明正确，材料真实可靠，体例完备严谨，篇目结构合理，内容充实深刻，段落层次清楚，审校严格认真”。广西壮族自治区人民政府2000年66号文件对广西三级地方志书编纂质量提出了总的要求，即十条质量标准：“观点鲜明正确，资料真实可靠，体例完备严谨，篇目结构合理，内容充实深刻，时代特点、地方特色突出，行文准确朴实流畅，遵守国家保密和涉外规定，审查校对严格认真，装帧印刷符合出版要求。”这些都是对志书成书文本（含志稿）的质量规定，属于编纂结果的质量标准。
综上所述，对志书编纂全面质量管理就是引入当代质量管理学原理，运用系统论的观点，对志书编纂活动的运行过程和结果进行有效控制，抓过程，促结果。如果对志书编纂这一系统活动的过程不采取措施进行质量监控，而是到形成了成果才作鉴定，那么，很多不该出现的瑕疵就来不及消除。所以，实施志书编纂全面质量管理应引起足够的重视。
三、关于建立志书编纂质量保障机制的几个基本问题
建立志书编纂质量保障机制是实施志书编纂全面质量管理的具体措施。现就这一措施的几个基本问题作探讨：
（一）建立志书编纂质量保障机制的基本原理
志书编纂质量保障机制本质上是一种质量管理体系，其建立的理论依据可借鉴现代质量管理的基本原理。当今在国际上对质量进行管理的最基本的模式就是国际标准化组织所制定的管理体系（ISO9000，2000版），该体系提供一个管理系统方法，即“将相互关系的过程作为系统加以识别、理解和管理，有助于组织提高实现目标的有效性和效率”。（紫邦衡：《ISO9000质量管理体系》，机械工业出版社2002年版，第6页。）依据这一基本方法，现代企业对产品质量的监控不仅仅在成品检验上，而是深入生产过程中，对整个生产流程的每个环节严格按照操作程序执行控制。地方志书编纂不同于企业生产，但在通过有组织的系统活动来出成品这一点上是有相同之处的。我们可以借鉴现代企业质量管理体系（ISO9000）的基本原理，来构建地方志书编纂的质量保障体系，根据志书编纂工作的基本规律，这套质量保障机制对志书编纂运行过程中的主体要素、客体要素、环境要素，过程状态各环节，质量标准要素等进行统筹监管，通过从过程到结果的质量监管和质量改进来实现结果（阶段性结果的资料长编、志稿，最终结果的志书文本）的质量目标。这就需要我们转变观念，创新思维，跳出重在审查验收志稿的单一质量管理模式，加大编纂过程监管的力度，对编纂运作情况不断进行指导、检查、科学评估并及时反馈，实现收集整理资料、撰写志稿、总纂统稿、审查验收、编辑加工、排版校对等志书编纂各环节能够有效衔接、配合，交融互动，构成编纂要素结构合理、工作程序齐备、监管有效的志书编纂质量保障体系，使志书编纂质量不断得到提高，志书成书文本质量水到渠成地达到质量标准。
（二）建立志书编纂质量保障机制的基本原则
依据全面质量管理的基本原理，并结合志书编纂实际，志书编纂质量保障机制的建立应遵循以下几个基本原则：
1．总体性与阶段性相结合的原则志书编纂质量保障机制的建立，应围绕地方志编纂工作的总体目标，对总体目标细化，形成志书编纂过程中不同阶段、不同行为主体、客体的分项质量标准，必须依靠职责明确的各部门、各责任人和相互联系的编纂环节的工作来构成一个互相依存、相辅相成的关系，互动促进，共同作用，形成合力，达到总体目标的最终实现。
2．过程性与结果性相结合的原则志书编纂质量不仅体现在编纂最终结果（成书文本）上，而且也体现在整个编纂过程中。志书编纂质量保障机制不仅应对编纂结果进行审验评估式的管理，而且质量管理应贯穿于编纂全部环节，对编纂全过程实施跟踪监管，既注重“事后”保障，也注重“事中”保障。
3．实体性与程序性相结合的原则志书编纂质量保障机制的建立首先应该是对行为主体实行规范管理，而后以行为主体这一实体的规范来规范编纂行为。同时，从本质上来说，志书质量保障机制是一种程序性制度设计，要对编纂工作进行规范性的监督制约，编纂工作流程中有整体运作程序，又有部门内部的操作规程，还有上下左右部门间的协作与监督程序。
4．规范性与操作性相结合的原则对编纂单位及其上下属机构的职责权限、工作程序、阶段性环节的质量监管标准的确定等，既要有规范性又要有操作性，以利于编纂人员规范编纂行为，利于上级机构准确、客观的管理评估。
5．创新性和现实性相结合的原则志书编纂质量保障体系的建立是借鉴现代全面质量管理的理念和方法，从系统控制的角度来构建的，它突破了以往对志书编纂质量的认识和质量管理模式上的局限性，是有一定创新意义的。但这种创新要立足现实，考虑移植的适应性。如“ISO9000，2000版”管理体系标准固然有其先进性，但这一标准模式具体是针对产品、服务、消费者的，我们志书编纂工作在借鉴上要根据志书编纂活动的特点、地方志机构的现实条件及承受能力，不能盲目地照搬，应汲取精髓而消化运用，在立足现实基础上有所创新。
（三）建立志书编纂质量保障机制达到的基本功能
建立志书编纂质量保障机制应达到以下几方面功能：一是规范功能。质量保障机制对志书编纂流程全面质量管理使编纂工作规范化，避免随意性和盲目性。二是自律功能。使编纂单位和编纂人员明确该为与不该为，将责任意识由观念转变为自律行为。三是指引功能。解决该如何为的问题，指导向编纂质量具体标准努力，对整个编纂状态和结果起到导引的作用。四是反馈功能。通过质量保障机制，利于对志书编纂质量进行阶段性分析，利于及时指导，以便把握预期编纂活动质量，向最终质量目标方向运行。五是矫正功能。志书编纂质量保障机制，通过对编纂活动可追溯性的监督，查找问题，及时纠错，在编纂过程中逐步消除质量隐患。尤其是高层领导可抽查、监督，如果中层分管联系人对基层编写单位的编纂指导工作有偏差，不符合总体质量目标要求，或编纂中存在具体疑难问题，就可及时纠偏、解决，避免造成难以逆转的质量问题。六是预警功能。通过质量保障机制，进行全面质量管理，及时掌握编纂进度、质量动态等情况，就某些可能造成的严重质量问题向有关单位、人员发出警示，或向全局通报，以避免类似问题的发生。七是奖惩功能。在对编纂质量进行客观、公正、准确评估基础上运作奖惩机制，通过奖优罚劣，对编纂主体进行约束和督促。
四、志书编纂质量保障机制的基本构成
20多年来新方志编纂实践中，已摸索创造出不少行之有效的质量保障方法，有的已成定制。但还有不少未程序化和规范化，带有随意性，尚未具备普遍性。建立志书质量保障机制，要吸收肯定以往成功的做法，并在此基础上，加以补充、改进，使之成为一个相对完善的系统。笔者将志书编纂质量保障机制的基本构成归纳为9项制度。
（一）编纂人员持证上岗、业务学习制度
广西从2001年11月6日起由自治区地方志编纂委员会、自治区人事厅颁布《广西壮族自治区修志人员岗位培训管理办法》，开始实行修志人员岗位培训制度，以取得《岗位培训合格证书》作为修志人员必备的专业知识的认定和上岗任职的重要依据之一。岗位培训制度对修志人员较系统地掌握地方志知识，胜任地方志工作起到重要作用。这应作为一项人事制度推广并坚持下去。在新一轮修志中，专业人员仅持有地方志系统的修志上岗证还是不够的。为保证志书的编纂质量，还应持有出版系列的编辑资格证。因为地方志编纂工作性质除了地方志专业属性外，还具有书类编辑的特性，从20多年来的修志实践看，修志工作者大多作为出版社的特约编辑，从事志书编校业务，甚至在相当长的阶段，纳入出版系列职称评定范畴。如今出版系列职称评定制已逐渐改革为资格准入制，不管是公务员，还是搞事业的，凡从事书类编辑者必须经过考试获得编辑资格证。而目前地方志专业人员中还有不少人仅持有地方志系统的岗位培训合格证，而未取得图书编辑资格证。甚至有的从事地方志编校工作多年，尚不熟悉图书编辑校对的基本知识和业务，这不利于志书编校质量的提高，在一定程度上影响到创出志书精品。今后，地方志编纂业务人员不管是归入公务员系列还是事业编制，只要从事志书编纂与编校业务，就必须持有双证(地方志岗位培训合格证，图书出版编辑资格证)，这是势在必行的。总之，持证上岗应作为一项制度，以此为志书编辑质量提供主体保障。此外，还要建立相应的业务学习制度，不断充实和提高地方志编纂、编辑水平。
（二）分级分类责任制
对志书编纂流程中涉及的各种岗位、职位制定责任制，以对在岗任职的相关人员进行分类管理。例如:资料员、撰稿人、主(副)主编、总(副)纂及分纂，对口分管及联系负责人，审查验收人员，责任编辑、责任校对等，都有明确的职位称谓和具体的职责、任务、工作质量要求；尤其是审查验收、编辑、校对3个工种，各该做什么事，做到什么程度，出了质量问题各该负哪些责任；业务负责人，不能仅仅作为一名战斗员，陷于具体编辑、校对业务，还应把相当的精力放在整体工作的组织协调，对下位各岗的工作进行质量监督，及时分析哪个环节及责任人存在什么问题，并对责任人进行约束和戒勉；一个人若同时承担多种岗位职务的，要同时负该几项工种的职责；下位岗对上位岗负责等等。实现责、权、利相统一，形成权责分明、相互配合、相互制约、高效运行的工作状态。分级分类责任制目的是提高编纂人员整体素质、敬业心和责任感，并把责任意识转化为自律行为，落实到编纂指导与审稿编辑的工作流程中，把思想观念变成操作层面上的运作，从而真正提高工作质量，共同达成最终的质量目标。
（三）编纂流程管理备案制
依据志书质量标准，制定出易于操作的流程管理程序，并且这些程序要规则化、文件化和档案化。例如，搜集资料阶段要有统一的资料卡片样式，要规定注明资料出处；要有人负责核验资料出处要素是否齐备，核验原始史实数据是否准确无误，对不合格者要求立即返工至合格为止；资料经核验合格后即交公，按时、按类归档保管；核验、交接等都要签名负责。又如，编写阶段，对试写稿、初稿及各次修改稿、总纂稿、送审稿诸流程中产生的情况记载，疑难问题记录，请示、报告，上级机构领导及阅稿人的指导性意见、要求，集体讨论意见与决定，评稿会意见，审查验收意见，修改、纠错、反馈的记录等，都要备案存档。备案制体现了志书编纂质量保障机制的规范、导引、反馈、矫正诸功能，一方面使质量改进有章可循，避免盲目性、随意性，另一方面使质量监督有可追溯性，质量审验有据可查。以往的编纂实践中，出现过指导偏差或失误的问题，如指导时欠周密考虑，不假思索，随口而出，之后朝令夕改，令编写者无所适从；中层指导编纂有误，高层领导不知情，到最后审验时才作否定为时已晚。实行备案制，可使各环节都审慎一些，尤其利于有关领导掌握编纂过程中关于质量问题的基础信息，对编纂质量进行阶段分析，及时解决编纂中存在的问题；也利于上位责任人对下位责任人的工作偏差及时纠正，避免造成严重的质量问题。
（四）编纂动态指导制
这一机制目的是及时发现问题、解决问题，并从预警角度防止新的问题发生，使整个编纂活动的运行处于良好的状态。具体做法由各修志机构自定，也可统筹全局进行。如定期召开编辑室工作情况通报例会，志稿定期质量分析讨论会，上级机构分管联系人定期下基层修志机构走访调研制度，领导抽查监督，专项统计分析、专题研讨，经验交流、现场会等，对成功的做法及时总结、交流、推广；对问题涉及的单位、人员要及时反馈，督促改进。
（五）篇目审议和志稿评议制
广西第一轮修志中创造的保障志书编纂质量的一条重要措施，就是实行篇目审议制。第二轮修志仍沿用该办法，但还要不断改进、完善。例如，审议通过搜集资料的篇目后，如果以后据搜集资料的实际情况，或认识的不断深入，需要对篇目做大的修改调整时，就允许再申报审议。在动手编写前，编写方和审查验收方对篇目设计达成共识，以免意见分歧，影响以后的编写及质量评估。
开展志稿评议也是第一轮修志的重要创造。即在志稿完成后，适时召开志稿评议会（简称评稿会），聘请有关领导、专家学者及有经验的修志同仁来评议志稿。对志稿来说，是进行一次专家“会诊”，查找存在的问题，这对确保志书编纂质量是至关重要的；对参加评稿会的人来说，是一次学习修志知识、研讨修志理论、探索修志实践的极好的学习机会。第二轮修志应继续实行评议志稿制度，并应把开评稿会当作志书质量保障的重要措施重新写进文件予以强调，形成定制。同时不断总结、提高评稿会的质量，把每一部志书的志稿评议搞得更扎实、更深刻、更有效，真正使评稿会成为提高志稿质量的“加油站”、质量爬坡的“起跑线”，以使续修志书质量再上一个大的台阶。
（六）编纂督查通报制
第二轮修志中，广西由自治区人民政府办公厅下文从2004年起实行三级地方志书编纂督查通报制度。从第一年实行督查的情况看，对加强修志工作者的责任意识、质量意识，确保按期按质完成修志任务，起到有力的促进作用。今后一年一度的督查，应不断开拓督查工作思路，创新督查方法，并向编纂质量督查倾斜，使之切实发挥质量保障的功能。
（七）审查验收制
审查验收制是地方志机构“行政职能”的集中体现，也是地方志书作为“官书”的必备特征。《关于地方志编纂工作的规定》第十七条对三级志书三级审查验收制度作了明确规定。广西壮族自治区人民政府办公厅桂政办〔1990〕116号文《关于做好我区市、县志审查验收工作的意见》，把志稿审查验收列入“法定检验”，并对三级审查验收做了具体规定。全自治区地方志工作会议、领导讲话多次提到落实三级审查验收制的问题。但从执行情况看还存在不少问题，最突出的表现为:有的不执行有关规定，不自觉接受上级监管，三级志书不经审查验收就擅自出版；有的送审稿不齐全，造成审查验收的盲区，结果就是未经审查验收的那部分出了重大原则性错误；有的审查验收之后擅自随意修改，结果就是随意修改之处出了大问题；有的审查验收人员把关意识不强，审稿不严，使不该有的错误得不到纠正，或在某种情况下通融放行，造成质量标准降低。
第二轮修志不但要坚持三级审查验收制，而且要进一步完善程序，使之制度化、规范化，要注重提高审查验收的质量，严格把好质量关。最关键的是要强化志书审查验收的严肃性和权威性。一要从立法入手，从法的高度来约束志稿送审行为；二要从加强行政职能入手，争取政府的支持，加大上级编纂领导、指导机构对下级编纂机构的质量监管力度，维护最高级审查验收的权威；三要从规范程序入手，制定和完善有关审查验收的规范性文件，制定出可操作性强、比较详细的实施细则，如对送审稿要求齐全，尤其是地图、照片以及所有相关名单等无一缺漏；又如对审查验收后的志稿一般不能随意修改，如果确实需要修改的，必须把修改部分补报审查等等，以利于实施监管；四要从人员入手，增强审查验收人员的责任意识、把关意识。
（八）志书出版质量监管制
志书出版质量管理，理应纳入国家《图书质量管理规定》的管理之列，不属于地方志机构的管理职责。按该管理规定第三条，出版书籍“内容、编校、设计、印制4项中有一项不合格的图书，其质量属不合格”。就出版志书而言，这4项中，完全由地方志机构负责的只有一项，即内容质量；而第二项“编校”中的“编”，涉及篇目框架、编纂方法等部分，理应由地方志机构负责，涉及编辑加工、校对等，是出版部门的专业技术，“法定”是由出版社编辑、校对专业人员负责的；还有第三项设计、第四项印制，都是出版社的职责，按理这4项质量检验及责任大多不在地方志机构一方。但实际上，由于种种原因，地方志机构及有的修志单位都介入了出版业务。地方志机构业务人员甚至作为出版社的特约编辑，全部承担了志书编校、设计、印刷事项。这种格局对志书出版质量而言有利有弊。利暂且不说，弊在于如果追究责任就很难。编辑有地方志特约编辑、出版社责任编辑两方，校对有地方志主管机关、承担编修单位、出版社3方，双方或3方都在做工作，但都不是完全负责，在负责任方面都有一定缺失，若出了质量问题，双方或3方都可以承担责任，也都可以推脱责任。在过去质量管理未制度化的情况下，职责不明出现问题不予追究也就罢了。但今后逐步走上依法行政的轨道后，志书出版视同其他图书出版一样，实行质量管理是毫无疑问的。我们不但希望出精品志书，出名志佳志；同时也不愿意看到志书出版成品在内容、编校、设计、印制方面有质量问题被判不合格，被施以处罚。《图书质量管理规定》中所规定的处罚是:第十六条规定“对出版编校质量不合格图书的出版单位，由省级以上新闻出版行政部门予以警告，可以根据情节并处以3万元以下罚款”。第十七条规定“经检查属编校质量不合格的图书，差错率在万分之一以上万分之五以下的，出版单位必须自检查结果公布之日起30天内全部收回，改正重印后可以继续发行；差错率在万分之五以上的，出版单位必须自检查结果公布之日起30天内全部收回”。第十九条规定“一年内造成三种以上图书不合格或者连续两年造成图书不合格的直接责任者，由省、自治区、直辖市新闻出版行政部门注销其出版专业技术人员职业资格，三年内不得从事出版编辑工作”。“罚款”、“产品召回”、“注销直接责任人职业资格”这3种处罚中的任何一种处罚尽管是针对出版社而作，但我们地方志工作者介入了出版业务，我们也应和出版社编辑人员一样，必须力避犯规。所以，第二轮修志中，对志书出版质量的监管应引起足够的重视，并及早提到议事日程上来。
从实际出发，第二轮修志中地方志机构不介入出版环节的编校、设计、印制，恐怕行不通，但只要介入，不管介入到什么程度，就要负起相应的责任。比如说哪怕只做一个校次的校对，就要对该次校对质量负责。且不管出版部门如何操作图书质量管理，我们地方志工作者如果承担了出版社的特约编辑、设计、校对等业务，就必须做到不但要掌握编辑、校对、设计的专业技术，而且要自觉执行《图书质量管理规定》，对编校设计质量负责。《图书质量管理规定》第五条规定“差错率超过万分之一的图书，其编校质量属不合格”。第六条规定“图书的整体设计和封面(包括封一、封二、封三、封底、勒口、护封、封套、书脊)、扉页、插图等设计中有一项不符合国家有关技术标准和规定的，其设计质量属不合格”。这是我们在抓志书编校、设计质量的标准参照，也是不能闯过的警戒线。至于志书印刷，从实践上看，省市地方志机构代理出版社承办志书印刷，有利于保证志书出版质量。问题的关键是，代办印刷要切实负起印刷质量监管责任。
综上所述，地方志机构应和出版社拟制特约编辑、特约设计、特约校对、代办印刷等责任协定，直接责任人要切实履行编校、设计、代办印刷等志书出版环节的质量监管职责。
（九）志书质量检验评估奖惩制
广西从1990年起实行3年一次的地方志优秀成果评奖，这是对志书质量的总体检验和评估，对促进地方志事业发展起到了积极的作用。但从实践上看还存在不完善之处，有待进一步改进。
1.改进参评方式，“法定检验”与自愿参评相结合以往地方志成果评奖参评方式一是自愿申报并交费，二是参评成果必须是公开出版的。采用这种参评方式出现的问题是:有部分志书或因编修单位不重视，或无人操作，或因无法落实参评经费等，不得不放弃参评机会；有部分志书因出版经费困难，将志书作内部出版，也就失去参评资格。由此导致参评面相对来说不是足够宽泛，影响成果优质率的评估水平。第二轮修志能否作适当改进，评奖操作上改为志书成果质量检验暨优秀成果评选。凡公开出版的三级志书列为“法定检验”，必须参评，可免费或降低参评费，内部出版的可自愿交费参评，尽量使所有的志书成果(含内部出版)均参加质量评优。
2.改进评比方式，评优和质量检验相结合不是为了评优而评优，而是以评优为平台，进行志书编纂质量的全面检验，以评优为契机，促进志书编纂全面质量管理，促进今后志书编纂质量进一步提高。评优应该建立在客观质量检验的基础上，通过科学的评估方法来得出客观公正的结果。比如，按照全面质量管理体系和志书质量标准，列出评比细项及每个细项所占分值。首先一项，检验行为主体资质，有主编、总纂等资格情况，持有地方志岗位培训合格证、出版系列编辑(含初、中、高级)资格证者，占参与编纂的人数的百分比，定出多少为合格，多少为优。其次，看各项编纂活动环节是否符合程序质量要求。其余按志书质量标准逐一检验，其中对内容质量、编校质量、设计质量、印刷质量的检验均按《图书质量管理规定》的差错计算方法进行抽查或全书检查，为了科学公正地评估，有必要组成审读组，或由专人审读，并逐步形成出版后志书审读制度。质量检验合格者方可参加评优，综合各项质检评分高者为优。如此评比，才能真正达到促进编纂质量提高的激励作用。
3.改进评委构成方式，业内评价与社会认可相结合如前所述，从系统论的角度看，质量标准有两个显著特征:一是具有外在性特征的总体目的标准，即志书在社会上的反响、作用、效能、社会认可度；二是具有内在性特征的进程状态质量标准，即志书编纂的专业水平。那么，评定志书成果质量，也应以行业内外两方面相结合，才比较全面、公正。因此，评委应由地方志系统内和社会各界两方面的权威人士、专家构成。社会各界的代表分布要相对均匀，政治、军事、历史、文化、经济方方面面都要有，尤其是经济方面的代表不能缺，因为我国现在是以经济建设为中心，经济部类在志书中占了很大比重，偏重于人文专家而忽略经济权威就可能会影响到对号称“地方百科全书”的志书作出全面的评价。评比时，最好分业内组与业外组各自评分，二者综合总分为最终评定结果。
4.改进奖项设置，综合性成果奖与单项质量奖相结合不仅设有综合性的整部志书一、二、三等奖，还可根据编纂活动的组织系统流程设置一些单项质量奖。比如特点(专业特点、地方特点等)突出奖，最佳章节奖，优秀编辑奖，优秀设计奖，校对优质奖，印刷质量奖等。设多项奖不在乎奖金多少，而重在激励从业人员在各自岗位上扎实工作，提高质量。总之，要把地方志成果评奖当做提高编纂质量的一个组成部分，切实促进志书编纂质量的提高。
5.要重视处罚的功能对志书进行质量检查、评优中发现的严重质量问题，尤其是违反《图书质量管理规定》，质量差错率高的，要处予相应的责罚。
（本文原载《中国地方志》2006年第4期）
