论提高年鉴出版的时效性

提 要:年鉴内容信息的年度性特点，决定了年鉴要实现功能价值的最大化，就必须重视年鉴出版的时效性。要改善当前年鉴界出版周期越来越长的现状，就必须对年鉴各个工作流程的工作方法加以改进。要提高组稿效率，需要对年鉴传统的组稿方式加以改善，需要建立特约撰稿人制度。要提高编辑工作效率，需要提高编辑队伍专业水平和优化编辑工作流程。要缩短出版印刷时间，需要对出版社和印刷厂加以调查选择，重视利用网络发布年鉴书稿。

关键词: 年鉴 时效性 组稿 年度性

时效性是指信息仅在一定时间段内对决策具有价值的属性。年鉴是按年度连续出版，系统记述本行政区域自然、政治、经济、文化和社会的历史与现状的资料性文献。年鉴内容信息的“年度性是年鉴最基本的特点，最严格的界限”。年鉴的年度性信息具有服务社会生活的重要价值。这种服务价值不是永恒不变的，而是随着时间流逝逐渐变小。要发挥年鉴功能，实现年鉴价值最大化，就必须重视年鉴出版的时效性。年鉴 “面世得越早，利用率就越高，信息的价值就越大，生命力就越强”。当前年鉴事业发展繁荣，年鉴种类数量繁多，每年都有许多新年鉴创刊出版，但是年鉴的 “出版周期不是越来越短，而是越来越长”。对此问题，年鉴工作者应当予以重视。本文是笔者对提高年鉴出版时效性的一些粗浅看法，以期达到抛砖引玉之效。

(一) 年鉴的出版时机

《地方综合年鉴编纂出版规定(试行)》要求，年鉴应逐年编纂， 做到在出版年度的上半年出版。根据笔者所了解的情况，陕西省内出版的地方综合年鉴还没有一家达到这个要求，大部分市级年鉴一般在三四季度出版，县级年鉴跨年出版，几年合出的情况并不少见，能持续做到在上半年出版的更是凤毛麟角。年鉴应该什么时候出版? 作为主要刊载年度信息的工具书，应该在读者对年度信息最感兴趣、最有需求的时候出版，能起到事半功倍的效果。那么，读者什么时候最需要年度信息? 笔者认为元旦和春节是读者对年度信息需求最旺盛的时候。因为在这两个时间节点上，从政府单位到社会媒体再到一般民众都有回顾过去展望未来的心理需求和现实需要，其中春节前后是社会大众对年度信息需求最高的时候。所以对年鉴工作者来说，让年鉴在第一季度内就与读者见面应该是我们追求的目标。

年鉴要做到在第一季度出版，存在许多困难，对国内年鉴工作者来说是个巨大的挑战，但并不是做不到。“国外许多有影响的年鉴都是在出版年份的第一季度出书”，如 “《朝日年鉴》每年都赶在 3 月中旬出版”。要达到此目标，需要对年鉴工作流程的各阶段工作方法加以创新。年鉴工作流程，可以分为组稿、编辑、出版印刷三个阶段。要提高年鉴出版的时效性就是要解决如何快速组稿、如何提高编辑效率、如何缩短出版印刷时间等三个方面的问题。其中组稿和编辑是年鉴工作者可以有较大掌控权的阶段，也是存在问题较多、需要改革创新的阶段。

(二) 提高组稿效率

现在大部分地方综合年鉴主要是依靠政府发文，政府各部门提供资料的方式来组稿。这种组稿方式的优点是资料来源权威，操作简单方便; 缺点是效率低下，反映面窄，缺乏有广度和深度的信息。要提高组稿效率，需要对年鉴传统组稿方式加以改善。对此，笔者提出两点想法。一是给各个供稿单位建立供稿模板。各供稿单位每年要给年鉴编辑部提供的资料有相当大的一部分是相对固定的。这部分资料的表述方式、包含要素往往相对稳定。年鉴是工具书，读者需要从年鉴中获取的是年度信息，只要信息完整，应该对模式化的表现方式不会排斥。据此，年鉴编辑部可以根据供稿单位的职能和以往供稿情况，筛选出这部分固定资料，并给这部分资料建立供稿模板。在供稿模板中，供稿人只需要填上相应的信息。这样可以大大减轻供稿人的工作量，从而提高组稿效率; 还有利于保证年鉴信息的完整性和连续可比性，促进供稿人规范撰稿。二是要在恰当的时机开展组稿工作。年鉴组稿可分为征集彩页图片和文字资料两类。各年鉴编辑部开展彩页征集时间不同。笔者认为第四季度是最佳时机。此时开展彩页征集工作，不仅可以使彩页征集工作有事半功倍的效果，而且能够为接下来的文字资料征集工作预热，提高文字资料征集工作的效率。文字资料征集工作应该在1月初就开始。此时各单位正准备年终总结，各种资料比较集中，年鉴供稿人查找年鉴所需信息比较方便。当然此时也是各单位比较忙碌的时候，年鉴编辑需要与供稿人积极沟通，可以要求供稿人在年终考核结束后与年终总结会前的间隙撰写年鉴稿件。

建立新的组稿途径是年鉴工作者普遍讨论的话题。年鉴编辑自行采集资料撰写稿件、向社会大众广泛征集稿件、建立特约撰稿人制度等组稿方式是许多年鉴编辑部探索实践的方式。笔者认为，从提高组稿效率、保证稿件质量的角度，建立特约撰稿人制度应该是需要重点探索实践的组稿途径。特约撰稿人制度是年鉴编辑部根据年鉴内容需要，与一些有一定文字基础、对某些领域有较深了解的人建立供稿关系。现行年鉴需要重点在三个方面建立特约撰稿人制度: 一是通过政府发文仍无法征集到资料但又是年鉴需要反映的领域; 二是需要重点反映且要求要有深度资料的领域; 三是通过现行征稿途径效率低、质量差的领域。年鉴编辑部要与特约撰稿人建立紧密而明确的权责关系。对年鉴编辑部来说，要为特约撰稿人开展工作提供便利条件，要提供一定的稿费报酬，要给予一定的荣誉奖励; 对特约撰稿人来说，要在规定时间保证质量的情况下完成撰稿任务。在依靠政府发文组稿的模式中，年鉴编辑部与撰稿人的关系是疏离的。年鉴编辑部只能确定供稿单位和大致写稿范围，无法确定由什么样的人来写稿。撰稿人的撰稿意愿、专业能力、写作能力等事关成稿效率和质量的因素，年鉴编辑部无法有效把控。年鉴编辑部倚重政府发文来组稿，在很大程度上是因为可以依靠政府权威免费或以较小代价获取政府部门的人力和信息资源。特约撰稿人与年鉴编辑部的关系相对紧密，特约撰稿人是年鉴编辑部主动寻找并约定的，年鉴编辑部与撰稿人有着明确的权责关系。在这种供稿模式中，年鉴编辑部对成稿效率和质量有着较强的控制力，但是要维持这种供稿模式需要较高的代价。笔者认为，如果要出版时效性强、质量上乘的精品年鉴，在组稿方面，特约撰稿人制度应成为年鉴工作者重点探索实践的途径。年鉴征稿效率不仅取决于撰稿人，年鉴编辑部是否制订切实可行的征稿规划，年鉴编辑对撰稿人的联络指导等，也对年鉴征稿效率有较大影响，需要年鉴编辑部与年鉴编辑认真对待。

(三) 提高编辑工作效率

编辑工作是年鉴工作的主要阶段。影响编辑工作的主要因素是从事编辑工作的人和对编辑工作的规划安排。因此，要提高编辑工作效率，需要从提高编辑队伍专业化水平和优化编辑工作流程两方面着手。

要提高年鉴队伍的专业化水平，首先，需要年鉴管理者对年鉴工作要有正确的认识。由于许多地方综合年鉴编纂工作是由地方志工作机构承担，年鉴与志书又有一定的相似之处，所以就出现了编纂年鉴是“为志书积累资料”“为地方志工作培养人才”等看法。这些看法混淆了地方志与年鉴工作。年鉴是年度信息工具书，注重服务现实的工具性，对时效性有着较高的要求。地方志书 20 年左右一编，编纂时间也很长，更侧重传承地方文化。年鉴工作是为地方志服务的思想指导，弱化了年鉴工作的重要性，年鉴编辑队伍的配备不能达到应有的要求，年鉴出现官书化、史书化的现象。“年鉴官书化、史书化的结果，是相当多的年鉴质量越来越差、出版周期越来越长的根本原因”。正确认识年鉴工作需要年鉴管理者从年鉴性质、年鉴服务社会等角度正确评估年鉴，从而为年鉴工作配备适当的人才队伍。

其次，要重视培训年鉴编辑的专业能力。年鉴学在国内年鉴界已探讨多年，但没有形成完整系统的理论。对于一般年鉴编辑来说，掌握基本的年鉴理论知识是必要的。年鉴工作是实践性非常强的工作，年鉴编辑培训的重点要放到与年鉴实践工作密切相关的方面。一方面要重视编辑学知识的培训。年鉴编纂过程中，从选题策划到稿件润色再到排版印刷，都要用到编辑学相关知识。年鉴编辑对编辑学知识的掌握情况与应用水平关系到年鉴编辑工作效率和质量。年鉴编纂单位大都是机关事业单位，因此年鉴编辑队伍专业知识背景庞杂，编辑业务能力高低不平。实际工作中，年鉴编辑单纯依靠经验来工作的情况并不少见。许多实际从事编辑工作的编辑没有把自身角色真正定位为编辑。年鉴编辑部要重视编辑专业知识培训，不仅要让所有的年鉴编辑都具有合格的业务能力，而且要求年鉴编辑都能认清自己的角色，真正具有编辑的思维，能从编辑的角度开展工作。另一方面要加强编辑所负责稿件相关知识的培训。年鉴编辑不仅要有对稿件加工润色的能力，还要有对内容的把控能力。这就要求年鉴编辑要具有相关专业知识。如何获取这些专业知识? 年鉴编辑部往往要求编辑自行搜集积累，这种方法对编辑的自觉性有着很高要求。笔者认为，如果要打造专业化年鉴编辑队伍，单靠这种方法是不够的，还需要年鉴编辑部通过各种途径来主动培训编辑专业知识。通过培训，既可以帮助督促编辑积累专业知识，也可以让编辑扩大眼界，与相关专业人士建立联系，促进征稿工作。

最后，要建立开放式的编辑队伍。年鉴编辑部选用编辑，不能把眼光局限在本单位，而是要切实从提高年鉴质量出发，在全社会聘请适合年鉴工作的人从事编辑工作。一方面，年鉴编辑部要摒弃 “平均主义” 情面思想，对内部编辑恰当评估其是否适合当编辑、能承担多少编辑工作。另一方面，根据年鉴工作需要，聘请对年鉴工作有浓厚兴趣、有能力和时间完成年鉴工作的兼职编辑。建立开放式的编辑队伍，可以帮助年鉴编辑部破解人才不够用的瓶颈，激发年鉴编辑的竞争意识，从而提高年鉴编辑队伍的专业水平。

年鉴编辑流程大致可分为组稿、初审、复审、终审、排版、校对等环节，每个环节都占用一定的时间。要提高年鉴出版的时效性，需要针对当前年鉴编辑流程中存在的问题，科学设计、合理优化编辑流程，达到缩短时间尽快出版的目的。首先，需要科学制订编辑流程中的时间规划。当前年鉴编辑流程各环节的时间规划往往过于宽松，组稿与初审时间经常会在 4 个月以上。这种宽松的时间规划不仅严重影响年鉴的出版时效，而且会让撰稿人、编辑形成自由散漫、缺乏责任感的工作氛围。科学规划流程时间的基础是合理分配工作任务，要尽量做到工作量与工作能力、可用工作时间相匹配，从而在整体上缩短工作时间。科学制订编辑流程时间规划，需要合理评估各环节所需时间。评估各环节所需时间，可以根据各环节工作量和单个工作日能完成的工作量估算出必要时间，再适当加上一些不可控因素所需时间，大致就得出各环节需要的合理时间。其次，需要对编辑流程进行精细化管理。许多年鉴编辑部对编辑流程的管理过于粗疏，主要表现在两个方面: 一是对各环节缺乏严密的掌控。年鉴编辑部布置各阶段工作任务后，往往隔很长时间才汇总工作进展情况和存在问题。这种做法容易造成年鉴编辑部不能对各环节进行有效管理，不能对可能出现的问题及时解决。二是缺乏对各环节工作进行全面系统的优化设计。大多数年鉴编辑都会在组稿的同时进行审稿工作，其他环节也可以采用交错并行的方式。这种交错并行的工作方式不能完全依靠编辑的自发行为，需要年鉴编辑部从全局角度系统设计，作出明确规定才能发挥最佳效果。

要对编辑流程进行精细化管理，一方面要建立能使编辑流程通畅运转的保障机制，促进工作进程透明化。对于有条件的年鉴编辑部，可以引进一些图书编纂系统软件，让组稿、审稿、排版等环节能清晰呈现在软件中，年鉴工作参与者都能清楚整个工作进程和自己在整个环节中所处位置; 对于条件暂时不成熟的年鉴编辑部，可以制订及时汇总和通报的制度，使得工作进程与所有人的工作状况公开透明化。要制订相应的制度规范，包括从明确责任到具体部门与个人的工作分配机制、奖罚分明的激励措施、应对突发问题的解决方案等。另一方面，要对年鉴编辑流程中的各环节进行系统的优化设计。按照年鉴各环节工作的可操作性，可以大致分为三类。第一类为单向顺序类，如目录制作、补白等属于这一类。这类工作需要前一环节完成后才能开展。对于这一类工作只需要及时衔接。第二类为可以交错进行的工作，如组稿、初审、复审等属于此类。这类工作不需要上一环节全部完成，只要单一工作单位完成就可以进入下一环节。这类工作占据年鉴工作的主要工作量和工作时间，对这类工作要建立精确到单个工作的质量控制与衔接机制，确保每个工作单位都能在完全合格的情况下及时进入下一环节。第三类是可以部分交错进行的工作，如制作索引、排版等属于此类。比如制作索引可以在审稿阶段就提炼出主题词，全书定稿后再进行整理和添加页码工作。这一类工作需要对不同工作阶段分别建立统一的工作标准，这样才能使协同配合的效益达到最大化。对年鉴编辑环节中的各环节进行系统优化设计，就是要根据不同类别环节工作的特点和各年鉴编辑部自身实际情况，改善当前许多工作环节存在脱节与缺乏相互配合的现象，站在优化工作全局的角度，合理安排各项工作，使年鉴各环节工作成为有机整体，达到在保证质量的前提下提高效率的目的。

(四) 缩短出版印刷时间

出版印刷阶段所需时间一般较为固定。对于采用内部资料形式出书的年鉴编辑部来说，所需时间较短。采用图书形式出版的年鉴需要经过出版社和印刷厂两个环节，需要时间较长。年鉴编辑部不能改变出版社和印刷厂的必要工作时间，但可以选择不同的出版社和印刷厂。各家出版社和印刷厂的淡旺季是不同的。通过沟通调查，选择相对处于淡季的出版社和印刷厂，不仅可以在较短时间成书，出版费用还可能相对较低。

要提高年鉴出版时效性，不仅需要年鉴编辑部拥有科学合理的工作方法，还要求年鉴工作者要 有一定的敬业奉献精神。年鉴工作开展的时间段，往往是节假日较为集中的时间段。为了抢占最佳 的出版时机，年鉴工作者需要牺牲一些休息时间和节假日，以实现年鉴服务社会价值最大化的目标。

（作者单位: 陕西省渭南市地方志办公室）