地方志编修知识讲座：第八讲　地方志资料的整理

经过考证的资料若不加以摘录、分类和纂辑，将会造成资料的堆积、混乱，使用极为不便。整理资料的意义在于：一是熟悉资料，整理资料的过程实际上是主笔人熟悉资料并且为将来正式编写进行构思的过程，因此这是资料工作的一个重要环节。二是检查资料，在熟悉资料并将资料分类的过程中，通过对资料的筛选、鉴别、调整，能发现资料的正误、缺失，达到去伪存真，去粗取精的目的。三是保存资料。经过整理将资料保存下来，不仅为修志工作提供方便，而且还为写史、开展地情研究及咨询服务等提供资料积累。

资料整理的方法主要包括：摘录法、分类法、纂辑法。

一、摘录法

根据资料收集情况，选择不同的卡片摘抄，卡片通常分为四类：一是原文摘记卡，用于文献资料有关原文的摘记和抄录，包括编目、形成时间、题目、内容、种类、资料出处、流水号、摘录时间等。二是资料索引卡，用于查找书目、作者、人物等，内容包括资料标题和其出处，即资料源出之书刊号、起止页、行等。三是书目卡，用于记载主要文献收藏情况，包括书名、版本、出版日期、章节数、页数、出版社等栏目。四是资料摘要卡，用自己的话概括出有关资料的内容大意，包括文献名称、作者、形成时间，版本、内容提要、摘录人、摘录时间等。在实际的编修工作中原文摘记卡和资料索引卡应用较多。摘录资料，应严格遵守一事一卡的原则，如一则资料分别包括几件事，当另立卡片。同时摘录卡片可充分利用电脑技术，可建立资料库和电子卡片，卡片内容要包括上述各项。

二、分类法

资料分类是一项科学性、技术性兼重的工作，要根据资料内容的科学属性以及资料的形式、体裁、时间等特点具体划分。目前比较常用的有四种形式：

一是按主题分类，根据已设计好的收集资料篇目或志书篇目，给每份资料归纳一个简要贴切的主题，再做成卡片，按主题分类保存。

二是按时间分类，以资料所属年代为划分标准，逐条排列，再在各时期之下按主题区分。

三是按事件始末分类，将一个事件发端、经过、结果等资料汇集在一起。

四是按材料形成分类，将资料分成图书、报刊、照片等类，这种分类方法有助于资料的保管。

以上各类形式中，主题分类法是最基本的，时间分类和事件始末分类次之。

三、纂辑法

对于所收集的资料，进行分类组合编排，使资料系统化、条理化。最常见的方法是编纂资料长编和年鉴等。根据志书内容需要所收集来的资料数量庞大、内容丰富，经过修志人员的分类整理，变得易于保管和检索，但是就整体而言，它们仍是未经编纂的原始资料，此时编写人员对各种资料之间的内在联系尚未把握，所以，虽然已经拥有了资料，但严格说来，还没有占有资料，若就此匆匆撰写志稿，势必会影响志书质量。如何解决这一问题？编纂资料长编是最好的办法。

以下重点介绍资料长编的编纂方法。

（一）、资料长编的特点

从形式上看，资料长编仍是由一条条资料组成，但它已经过修志人员的思考加工，是严格地按照志书的资料收集篇目编纂而成的；它使相对孤立的资料之间具有了内在联系，并达到系统化，条理化，与通过分类、摘录而简单组合的资料有着本质的区别。但是，资料长编也不同于志书初稿，因为从框架到内容还只是停留在资料的粗加工阶段，还需修志工作者在长编的基础上，根据资料占有情况和志书内容要求，对框架作进一步调整修改，对资料做进一步的精简提炼，从而形成志书初稿。

（二）、资料长编的作用

1、及时检验资料，促进资料收集工作。在编纂资料长编过程中，经过对资料的逐条甄别，能发现缺漏和讹误的资料，可以及时采取措施加以补充和改正。

2、有助于完善篇目框架。志书篇目的确定取决于资料的占有情况，在原资料收集篇目基础上，根据所掌握的资料可以决定篇章节的取舍或更改，从而进一步理顺各级结构间的逻辑关系，为最终形成初稿打下基础。

3、提高修志人员对资料的驾驭能力。资料长编的形成过程，是修志人员熟悉掌握资料的过程，通过对资料的深入解读，完成对资料的筛选、鉴别工作，从而提高修志人员驾驭资料的能力，为撰写志稿做好准备。

4、资料长编是志书编纂过程中形成的重要工作成果。资料长编由大量经过粗加工的资料组成，其资料含量高出志稿好几倍，可以系统地保留更多的地情资料，并且每条资料都注明出处，便于查找，从某种意义上讲，资料长编的价值更高。

所以，资料长编在修志过程中具有举足轻重的地位，不仅是志书编纂过程中必须完成的重要环节，而且是试写志稿的前提和修好志书的基础。

（三）、资料长编的编纂

1、资料长编的编纂方法有撰写体和纂辑体之分。

所谓“撰写体”即是由编写者用自己的语言综述资料，但此法不利于原始资料的保存，弊大于利，建议不宜采用。

所谓“纂辑体”即由修志者在事先设计好的资料篇目框架下，将资料原文照录，在必要处加连接词或作简要说明，这种写法条理清楚，简便易行，能保持原始资料的面貌，存史价值高，是目前较为普遍采用的方法。

2、资料长编录用资料可分为三类，即入志资料、背景资料和参考资料。

（1）、入志资料是在大量原始资料经过分析、筛选考证后挑选出来，属于篇目范围的、准备入志或可以提炼入志的，与人、事、物主题有比较直接关系得资料。

（2）、背景资料是指不单独入志的，与主题有间接关系的时代背景介绍、重要方针政策文件等资料，有助于说明入志资料。

（3）、参考资料是指经过筛选，与主题虽然没有直接关系，但尚有一定参考价值的其他资料举例。入志资料需原文照录，不加更改，背景资料和参考资料有的只要编出目录索引就行，不必都照抄原文，对于某些考证过程可较为详细地加以说明。对于某一问题有多种说法的资料，经过考证正确的或合理的说法，但对于这些考证资料要在长编中详列，考证的结果要准备写入志书中。考证无法确定的，暂不入志。

3、资料长编中资料的编排方式主要有：按时间编排的“编年体”；按事件编排的“纪事本末体”；按人物编排的“纪传体”等等形式多样。但资料长编最常用的编排方法仍是将各类资料通过筛选后，按最后修订过的篇章节目的格局对号入座，然后按时间顺序记述具体内容。

（四）、资料长编编纂中需要注意的问题

1、资料长编的资料选择宜专、宜实，紧扣主题，言必及事。忌用空话、套话和与主题无关的话。

2、资料长编在所列资料之后，必须详细注明资料出处，可用括号标出。若资料出处为某种书刊，则应注明出版单位、版本、页码、起止行次等，以便日后核对查找。

3、有些资料原文含义不清，时间、地点、称谓省略或有明显的错漏。编者要根据考证结果加以必要的说明，说明语用括号分出，也可在资料前后采用小标题、按语等形式标明。

4、对于篇幅较长或零碎的资料可以采取删削或连缀的办法载录一些资料照原文抄录显得冗长，可以将其中与主题无关的部分删除，使篇幅得到适当压缩。对于一些零碎的资料，根据其涵盖的中心意思同类合并，连缀在一起以从不同角度共同说明一个主题。但是两种方法在使用时必须慎重，删削不能过分，造成意思不完整，语焉不详；连缀必须注明出处，以备查考，同时要注意资料相互间的逻辑关系，使同一主题内容表述不致相互矛盾。

5、一则资料若能说明不同问题，可分别使用。

四、地方志资料工作者的素质

（一）、严谨科学的工作态度。一切从实际出发，解放思想，实事求是，不迷信，不盲从，顾全大局。

（二）、敏锐的资料意识。培养对资料的敏感性，能够随时随地发掘身边有价值的资料，并及时收集积累。举例于丹密码

（三）、弃而不舍的敬业精神。追求资料的真实、系统、完整，尽量避免资料的遗漏、缺失和讹误现象。

地方志资料工作任重道远，它是个阶段性强，但又是连续不断需要长期开展的工作，它不仅是每一轮编修地方志的基础性工作，而且还是辅助领导决策，开展社科研究，进行地情咨询的重要保障。因此希望每一位资料工作者，要以对历史负责的态度，勇于承担重任，用我们的真诚和勤奋为后人留下真实的历史记录。