谈年鉴索引及其编制方法

二、年鉴索引的编制方法

（一）年鉴索引编制准备

年鉴索引在编制之前，必须完成以下工作：

1.定稿。校对审核、图片表格等工作全部完成后，页码生成不变，方可进行。定稿如有较大调整，主题词和页码就会发生了较大的变化，麻烦可就大了。因此，定稿工作一定要做扎实。

2.输出排版文稿一份，按排版文件正反面输出为宜，为主题词提供准确的页码和区位。

3.转出书稿文本文件电子版，供提取主题词之用。通过删除冗余，保留主题词，分行排列，字头顶格对齐。

4.确定索引类型。年鉴索引综合性主题索引必做，这个综合性主题索引一般指主题分析索引，另外可根据情况做一个或几个专用主题索引，如人名索引、图片索引、表格索引、名词解释和简略语索引等。

5.确定主题索引范围。主题索引的范围一般做正文部分，编辑说明、公益图片、目录、后记等不必做索引。有的年鉴对正文部分做索引也有取舍，把特载、专辑或专记、大事记、附录等内容排除在外。为了确保索引的深度和广度，最好把特载、专辑或专记、大事记、附录都纳入做索引的范围。

6.确定索引比例。根据年鉴索引编制的规范要求，索引主题词，或称索引款目、索引词、索引条头，其数量与目录中条目数量的比例，起码要达到1.5∶1，较好的在2∶1及以上，优秀的在3∶1及以上，索引主题词的数量与条目之比在1∶1及以下是不符合要求的。

7.统一思路。选取索引主题词工作往往是由各责任编辑分工完成，有些年鉴一个人独立完成，或请专人制作。一个人提取索引主题词可以一以贯之，思路统一，但太累，也太费时间，往往影响出书进度。多人协作效率高，但容易出现标准不一、畸轻畸重等问题。多人分工选取索引主题词就需要业务主帅统一思路，讲清要点，不然就容易出现较大的偏差，影响索引主题词的质量。要明确索引主题选取的原则、数量、标引出处页和分区符号及数量

8.撰写“索引说明”。这步工作很重要，在编制索引之前就应该写成“索引说明”初稿，编制工作结束后再行补充。但事实不是这样，多数年鉴单位往往在索引编好之后才写，当然大的思路在编制之前就已明确，但细节常常会考虑不周。撰写“索引说明”之前，最好先参阅几部质量较好的年鉴“索引说明”，这样能够及时完善编制索引的思路，防止表述不全面、不准确或不妥当，防止遗漏内容和环节。“索引说明”存在的问题比较多，专门撰文探讨。

（二）年鉴索引的编制方法

年鉴索引编制有多种方法，有手工编制的，有半手工编制的，有程序化计算机编制的，各家年鉴的索引编制方法多有区别，索引的质量也是高低不一。从本人的经验看，编制好的年鉴索引没有捷径可走，必须老老实实，埋头苦干，再加上一些技巧。有人为了走捷径，专门设计年鉴索引编制软件，但效果不理想，所编索引质量很一般，没有推广使用的价值。年鉴索引编制的步骤和方法介绍如下：

1.提取主题词。各责任编辑根据分工和要求，分头在文本文件电子书稿上按栏目、分目和条目先后顺序提取主题词。提取索引词要处理两个问题，一是提取一级索引词和二级索引词，在一些信息量较大的一级索引词下，列出一批二级索引词；二级索引词条头空一格加以区分，如果是全彩印刷，用色彩区分二级索引效果更好。比如：

临安“老三宝”　72c

茶叶　72c

天目笋干　73a

山核桃　73c

二是对于一批相关主题的内容或数据，要概括出隐性主题词，这是一大难点，一般的编辑恐难以做到。

主题词提取后，对照排版书稿标注出处页码和分区符号。可以一部分一部分做，以提高效率；集中做容易忘记主题词的位置，浪费时间。提取主题词是编制年鉴索引最关键、最重要、最麻烦的，是年鉴索引编制技术含量最高的环节。年鉴索引质量高不高，关键看提取的主题词准不准、简不简、深不深、广不广、层次多不多等，当然，这与年鉴的编撰质量密切相关。

提取主题词容易出现漏标、错标、泛标、空标、重标等问题。漏标就是该提取的主题词漏掉了，主要影响索引的深度和广度。错标是指不够格的内容提取成主题词，成为无效主题词，严重影响索引的质量，浪费读者的时间，比如：“打造服务品牌”“创建成果转化”“创建亮点打造”“巩固拓展市场”，其中“服务品牌”“创建成果”“市场”均为主题不明，不能为读者提供明确的信息指引。泛标是指提取的主题词内容空泛，缺乏具体内容，专指性不强的词和词组，比如：“管理工作”“户数”“概述”“货运通过能力”“惠普”“创业就业”“火箭弹”“横九路”等。空标是指在相应的位置找不到相应的内容，出处页码和分区符号标错了。重标是指同一主题词重复出现或出处页码重复出现，也包括不同出处的页码反映的内容是相同的，比如：“汉江义务救护队489b”“汉江义务救护队55b”，这两条应合并；又如：“合同利用外资53c”“合同利用外资金额135c”这两条也可以合并处理。此外，主题词不简洁的问题比较突出，前后出现多余成分，前面赘字会造成检索不便，比如：“创办全国首家草莓文化创意产业园”“创建‘全国侨法宣传角’”“打造‘阳光司法’”，删去“创办”“创建”“打造”这些动词；后面赘字造成烦琐，比如：“档案馆党史陈列馆成为市爱国主义教育基地”“地区生产总值299.57亿元”“大同镇‘数字城管’投入运行”，其中“成为市爱国主义教育基地”“299.57亿元”“投入运行”这些词是完全多余的，应删除。以上这些问题的存在都是年鉴索引质量不高的具体表现，应加以克服。

分区符号的作用是标明主题词在页面上更具体的位置，以方便读者查检，年鉴索引最好能编上分区符号。年鉴有分两栏编排的，也有分三栏编排的，个别是通栏编排的，通栏编排是不符合年鉴要求的。两栏编排的年鉴分区符号有左右两分的，用ab表示；有左右上下四分的，用abcd表示；还有左右上中下六分的，用abcdef表示。三栏编排的年鉴有左中右三分的，用abc表示；有左中右上下六分的，用abcdef表示；还有左中右上中下九分的，用abcdefghi表示。分区符号也有用abc后加上中下或阿拉伯数字表示的。标注分区符号是一件非常麻烦的事，必须做到准确无误。目前，不少年鉴未标注分区符号。

2.初步检查提取的主题词、出处页码和分区符号。责任编辑各自检查核对提取的主题词、出处页码和分区符号，这步工作，往往会出现主题词少字或多字，出处页码、分区符号漏标等情况，发现问题，及时纠正，并统一排列格式及字号、行间距等，以方便一下步操作。

3.合并主题词，再次检查。把各责任编辑核对好的主题词按书稿前后顺序归并到一个word文件中，成为一个合成文件。调整文件格式，排齐主题词字头，统一字体、字号、字间距等。然后对整个文件进行检查，交叉校对，确保准确无误，删除错标、泛标、空标，删除不够资格的主题词，处理重标。这是排序前的准备工作，这步工作不做到位，排序后就难做了，就会留下不少后遗症。

4.排序。年鉴索引通常采用音序，第一个字的拼音字母按升序排列，同音字按四声声调先后排列。排序应处理好以下几个环节：

1）删除主题词前置符号，主要有引号、书名号两种，符号删除后，分别把带引号和书名号的两批主题词改成不同的颜色，以便于排序后恢复符号。《临安年鉴》正文中“名词解释”“简略语”用“▲”符号表示，专门编有“名词解释和简略语索引”，排序前保留此符号，排序后，这些索引词就集中在一起，再剪出来单独建立文件，删除“▲”符号，单独排序，成为一个专用索引。

2）如有二级标引的，都要进行相应的处理。处理办法有两种，一种是把二级标引全部跟在一级标引词之后，用颜色标注，便于找到；另一种是把二级标引改为明显的颜色，另建一个备用文件，或全部剪出来，按先后顺序建立一个文件，供插入排序后的索引文件之用，构成一个多级标引的索引体系。

3）排序。这步工作借助电脑完成，鼠标一点，一下子就排成了。全选校对整理好的索引文件后，找到电脑桌面工具栏“表格”，点开“排序”功能，出现一个排序窗口，类型选“拼音”，方式选“升序”，点“确定”，索引文件的顺序便自动生成。

5.划分标引区域。按标引词首字拼音第一个字母区分不同的区域，数字排在最先，按0～9先后顺序排列；字首拼音字母按26个英文字母先后顺序排列，各字母为黑体，字号稍大，作为索引栏目的分目。

6.归并同类主题词。以上只是一个初步的排序文件，其中会出现不少问题，有同类主题词重复、同字头标引词不相连、多音主题词首字位置不对等，归并重复主题词，标出参见出处页，出处页要按先后顺序排列。有的年鉴没有参见出处页，只标一个出处页码；有个别参见页码漏标；有的不按先后顺序标出处页，这些都是编制索引的质量问题。查找首字为多音字的标引，这是索引编制的一个难点，很容易被忽视。比如：“行”字头标引，“行风建设”与“行政管理”，前一个“行”读hang，第二声；后一个“行”读xing，第二声。这种情况，排序后要做仔细检查，个别处理。

7.处理或插入二级标引。把二级标引插入到相应的一级标引词之后，二级标引词缩进一格，有的缩进两格，上下对齐，并标出其附见出处页码。在处理中，往往会出现二级标引词漏删、二级标引词未缩进等问题。因此，操作、校对工作一定要仔细。

8.分栏。有的年鉴索引分两栏排，有的分三栏排，视各自情况而定。分栏之后要进行敲行处理，标引词过长转行要缩进一格。有的转行标引词未作缩进处理，容易产生歧义，视为不规范；有的第一行排满再转行，排版不美观，也不规范。参见出处页码和附见出处页码与标引词一般空一个字符，页码与页码之间空一个字符；有的放在行末，右对齐。

9.全面校对。分栏排版时，根据页面还要作一些删减处理，以消除留白。但在删减标引词过程中很容易会删错，出现新的问题，务必仔细。然后进入全面校对阶段，一般采取多人交叉校对的方式，由于标引款过多，字又小，难免有疏漏。为了尽可能减少疏漏，有一个笨办法比较可行，就是分工把各个音标的标引词首字按顺序摘录下来，就能发现错标位置、漏标页码、二级标引当作一级标引、首字相同标引分散排列等问题。

总之，年鉴索引编制是一项知识性和技术性较强的工作，是年鉴编纂工作中的一个重要环节，重视年鉴索引编制工作是重视年鉴编纂出版质量的表现。当前，年鉴索引编制工作已越来越受到广大年鉴工作者的重视，但索引编制中还存在很多问题，还有不少人望之却步，更有不少人还没有认识到索引对于年鉴的重要性和作用。索引编制工作迫切需要培训和指导，提高年鉴索引编制质量亟须规范引导。（作者系临安市地方志办公室研究员）

注释：

1.许家康：第二十四次全国城市年鉴研讨会主题报告——《精心准备，以优异的成绩迎接第五届全国年鉴编纂出版质量评比》，载《年鉴论坛》2015年第5辑第5页。

2.孙关龙：在江苏省年鉴培训班上的报告——《年鉴和方志要着力编制好主题索引》，载《中国年鉴网》。

3.许家康：第二十四次全国城市年鉴研讨会主题报告——《精心准备，以优异的成绩迎接第五届全国年鉴编纂出版质量评比》，载《年鉴论坛》2015年第5辑第5页。

4.孙关龙：在江苏省年鉴培训班上的报告——《年鉴和方志要着力编制好主题索引》，载《中国年鉴网》。

5.《索引的定位与编制》，载卢万发主编的《中国年鉴学研究》第130页