年鉴主编应把握的几个重要数字

三、地方本级、下级行政区域和域外信息资料在全书中的理想比例是8.5∶1∶0.5

有的年鉴忽略了记述地域的问题，主编心中没数，有啥材料编啥材料，造成地方本级、下级行政区域、域外信息在年鉴中的比例失衡。许家康主任研究认为，地方本级(年鉴所在的行政区域)应该是一部年鉴记述的重点，占8.5;下级行政区域的信息可以收录的比例是1;来自域外的信息只能占0.5。近几年，一些年鉴编辑部为了扩大信息量，充实内容，非常注意收集和使用全国同级地域的数字等信息，对下级行政区域的记述也非常详尽，有时无意中淡化了对本级行政区域的记述，这是得不偿失的做法。笔者以为，域外信息只是我们为读者提供的参照，下级行政区域的信息自有下一级年鉴进行详细记载，所以，对两者都没有必要大书特书，内容所占比例适当即可。笔者曾在评估中发现，吉林省的一部城市年鉴中，设置“市县概貌”类目，对其所辖的市和县的方方面面进行了记述，与此同时，还对市、县下面的乡、镇、街道也详加记述，造成这一部类内容过于庞杂，所占比例达到3.5，严重冲淡了地方本级内容的记述，造成本末倒置。

四、一次文献、二次文献、三次文献占比为1∶4∶5

在年鉴的编纂中，主编对于一、二、三次文献的选取及所占比例应该心中有数。一次文献是指作者以本人的研究成果为基本素材而创作或撰写的文献。在年鉴中一般包括文件、讲话、报告、专文、特载等等，是不经改动直接刊登在年鉴上的文献。二次文献是指文字工作者对一次文献进行加工、提炼和压缩之后所得到的产物，是经过了编辑和整理的工具性文献。在年鉴中一般包括讲话摘要、大事记、事迹选登等等。三次文献是指对有关的一次和二次文献进行广泛、深入的分析、研究、综合、概括而成的产物。在年鉴中指的是被加工成一个个条目的大事、要闻。

一、二、三次文献在年鉴中所占比例应为1∶4∶5，这与前文中所说的动态信息应该在年鉴中占56%比例是一致的，三次文献反映的正是动态信息，这类信息应该比一、二次文献占比大得多。只有这样，才能保证年鉴常编常新，保证读者从中得到新颖的、有效的、有用的信息。试想，谁愿意看长篇大论的报告呢?撰稿人员和编辑人员从中抽取一条条的信息，才能让人一目了然，读得下去。

五、广告所占页码不应超过全书的25%

这是笔者在实践中总结出来的一个数字。20世纪80至90年代，不少年鉴编纂单位为了补充年鉴编纂、出版经费的不足，在年鉴中刊登宣传性质的广告，一般用彩色页面呈现在年鉴中，反映的是党政机关和企业、事业单位的成就。笔者以为，只要年鉴持有广告许可证，在合法经营、遵守规矩的前提下，刊登广告无可厚非，但是应该注意广告的刊登数量。有的年鉴把广告穿插在年鉴正文之中，数量很大，读者翻阅的时候有一种看“电视剧插播广告”的感觉;有的年鉴为了突出某些单位或个人，抑或是为了表示“我使用了彩图”，把广告置于年鉴之首，把这一“黄金版面”让给了广告，令人惋惜，编辑部的用意有些让人难以琢磨。

笔者以为，广告可以登，刊登的位置应该是卷尾，而且不能为了经济效益而无限制地增加版数，占全文页码的25%，量就已经很大了。广告页面过多会冲淡年鉴主题，有喧宾夺主之嫌，而且还会使得年鉴的商业气息过浓。年鉴中的广告做得适量而且编排风格、编排规范符合整部年鉴的统一要求，那么广告就成了正文内容的有益补充。如若不然，任由代理公司处置，征集来多少广告都可以刊登在年鉴的任何位置，则广告会为年鉴减色，甚至会让年鉴“变味”。