年鉴主编应把握的几个重要数字

六、基础信息和大事要闻两者之比约为4∶6

基础信息和大事要闻是年鉴的重要组成部分。前文说过了两者的概念和所指。就这两者而言，比例为4∶6。可见，年鉴对大事要闻的记述多于基础信息。这里重点要说的是如何增加大事要闻的记述。笔者曾在《试论如何增加年鉴记述的广度和深度》(发表于《新疆地方志》2013年第3期)一文中，就入鉴内容的广度和深度有过论述，认为年鉴的“软实力”体现在记述内容的广度和深度。信息全面、挖掘到位，一部年鉴才算具备了提升核心竞争力、塑造年鉴品牌的前提条件。可以说，在“广度”上找门路，在“深度”上做文章是立鉴之本，舍弃这个“本”，精品年鉴则无从谈起。增加大事要闻的数量，主要方式是编者开动脑筋、善于思考、主动“出击”、四处搜罗，这样才能扩展年鉴的内容，增加年鉴的材料，丰富年鉴的“血肉”，充实年鉴的内涵，扩展年鉴的记载面，更加方便社会各界读者的查询。如果编辑人员坐在屋里等“米”下锅，来什么编什么、登什么，那么年鉴就会成为一个“筐”，什么都往里面装，年鉴根本体现不出编辑部的意图。没有思维的高度，就没有稿件的深度。如果年鉴编纂者守株待兔，没有自己的主观意识，只在稿件的文字、标点符号上做些改动，那么只能说这位责编或主编是被动的，编出来的年鉴平铺直叙，蜻蜓点水，缺少“灵魂”。所以，我们首先要在编纂思想上有所突破，编辑部人员要有意识地主动“掘金”———在每篇稿件中，在每天的新闻报道中寻找“闪光点”———那些隐藏在一堆文字之中或者背后更有价值的内容，并且把它“拎”出来，充分加以记述。作者的来稿中可能仅有只言片语，需要责任编辑主动与作者联系，告知所需要素，重新加工形成一个崭新的、有价值的条目。如果大事要闻达到了规定的比例，那么年鉴内容的广度和深度基本上就有了保障。

七、标引深度2至3为宜

笔者以为，标引深度是指索引为读者查检所带来的方便指数。肖东发在《年鉴学》中提供了一个公式，可以更为直观地让我们了解索引:标引深度=索引款目数÷条目总数。从全国优秀年鉴来看，标引深度2至3为宜，也就是说，每个条目可以从2至3个主题词去查找。比如，《吉林年鉴》(2013)的标引深度为:5126÷2728=1.88，但2014卷达到了2.2，更加方便了读者对年鉴的检索和利用。这是编辑部人员主动而为的结果。目前来看，全国不少年鉴编纂人员显然还没有意识到索引的作用，更不清楚怎样制作可查、可用的索引，也就谈不到标引深度了。笔者做过统计，吉林省有的地方综合年鉴标引深度仅为0.6，好一些的达到了1.3，达到2以上的少而又少。

八、记住年鉴编纂的“3、6、9”

“3、6、9”的年鉴编纂出版时间是中国出版协会年鉴工作委员会在历次年鉴研讨会上一直提倡的，但最初由谁提出，笔者知之不详。在近几年的年鉴编纂实践中，全国优秀年鉴一直遵循着这个时间。谁都知道，年鉴是期刊的一种，是以“年”为单位出版的，那么一年12个月，如何分配时间才能保证年鉴在年底前面世呢?笔者认为，按照“3、6、9”的要求编纂年鉴，就可以保证年度内出版年鉴。在3月末之前完成组稿;在6月末之前完成编稿;在9月末之前交付印刷。这是比较科学的一种时间安排，在这个大的框架内，每个年鉴编辑部可以制订属于自己的、更加详细的编纂流程。比如《吉林年鉴》《苏州年鉴》《北京教育年鉴》等都有编辑出版流程图。编辑部严格遵守流程，按照流程办事，可以有条不紊地完成每个环节的编纂工作，保证年鉴在年底前印刷出版。流程本来指水流的路线，引申为事物进行过程中的次序或顺序的布置和安排，由两个及以上的业务步骤完成一个完整的业务行为的过程。工业生产中有工艺流程，年鉴编纂也是如此，编纂流程中规定什么时间段完成什么任务，就是年鉴生产中必须遵循的，没有流程或不按流程办事，年鉴编纂就成了随心所欲、因人而异，年鉴质量和出版时间必然受到影响。近两年，全国各地年鉴大有“越出越晚”的趋势，原因当然是多方面的:有的编辑部人员少，即便非常努力，仍然没办法做到按时印刷;有的编鉴者自身时效意识就不强，认为年鉴出版可早可晚;有的出版社或印刷厂认为年鉴早出晚出都一样，和其他图书没有可比性，在印刷环节耽误了年鉴的出版等等。

为了落实国务院《全国地方志事业发展规划纲要(2015～2020年)》中关于年鉴工作的要求，进一步提高全省地方综合年鉴的编纂出版质量，规范年鉴编纂和出版工作，保证年鉴出版时间，吉林省地方志编纂委员会在2016年2月制定、印发了《吉林省地方综合年鉴编纂出版流程》。该流程从年鉴编纂的准备、组稿、编辑到校对、审稿、印刷等6个方面，对年鉴编纂过程中所涉及的每个环节做出完成时间和工作内容及责任者的规定。这是吉林省在年鉴业务方面的第三个规范性文件，是各级地方志工作机构及年鉴编纂单位的工作依据。各地只要认真领会流程中每个步骤的要求，按照《吉林省地方综合年鉴编纂出版流程》中规定的时间，完成每个环节的任务，一定会在年度内高质量地完成年鉴的编纂和出版工作。

该流程是在深入研究全省地方综合年鉴编纂、出版规律的基础上，从吉林省地方综合年鉴编纂工作实际出发制定的，意在为各地年鉴编纂工作提供指导。在文字说明之外，该流程配发了示意图，旨在清晰、直观地说明年鉴编纂过程中的每个环节所涉及的具体工作、完成时限和主要责任者等。

主编之于年鉴，相当于主厨之于晚宴。只有主编对上述几个“数字”心中有数、把握恰当，编辑部才能合力编出符合年鉴体例和规范要求、入鉴内容丰富而合理、查询检索方便而实用的精品年鉴。

（作者单位:吉林省地方志编纂委员会年鉴编辑部，来源：中国知网）