谈年鉴索引及其编制方法

内容提要：年鉴索引编制是一项知识性和技术性较强的工作，是年鉴编纂工作中最后的一个重要环节，是年鉴全书内容的一个重要组成部分。年鉴索引编制又是一项十分烦琐而时效性比较强的工作，全国各地年鉴单位对索引编制工作普遍还不够重视，年鉴索引编制中存在的问题比较多，可谓五花八门，亟须加以规范和引导，亟须要加强培训和指导。本文从《临安年鉴》索引编制的实践出发，从索引知识和编制方法等方面深入浅出地加以探讨，具有较强的针对性和操作性。

关键词：年鉴、索引、术语、方法

年鉴索引是年鉴编撰最后的一个重要环节，是年鉴全书内容的一个重要组成部分，这是年鉴的“工具书”功能所赋予的内涵并做出的规定，也列入全国年鉴评奖范畴，设置了相应的得分指标。“缺少索引，扣3分；索引质量差，也要适当扣分1。”可见，中国年鉴界对年鉴索引越来越重视了，没有编制索引的年鉴是不规范的。有学者说：“缺乏索引的年鉴是不完整的年鉴”“缺乏好索引的年鉴不可能是优秀的年鉴”2。

《临安年鉴》创办于1990年，1997卷《临安年鉴》第一次编制索引，制作卡片，纯手工编制，很麻烦，接着几年未编。直到2007卷《临安年鉴》重新编制索引，编有“主题索引”1个，借助电脑，但也属于半手工制作，比原先效率提高了很多。此后，每卷年鉴都编有索引。2012卷《临安年鉴》编有索引2个，增加“简略语和名词解释索引”。2015卷《临安年鉴》高度重视索引工作，索引增至4个，分别是“主题索引”“人名索引”“正文图片索引”和“简略语和名词解释索引”。从编制索引可见，《临安年鉴》编纂质量不断提高的成长道路。

当前，中国经济历经30余年持续稳定发展的形势下，中国年鉴如雨后春笋，蓬勃发展，加上李克强总理数次对地方志工作的重要批示及《全国地方志事业发展规划纲要（2015－2020年）》的出台等利好政策引导，中国年鉴发展也迈上“高铁时代”。反观浩浩荡荡的是中国年鉴队伍，尽管编制年鉴索引的意识在不断增强，但仍有不少年鉴未编制索引，有一些已编制索引的年鉴，其索引也很不规范，充数装样而已，质量问题很多。究其原因，除人力不够等客观因素以外，主要是知“难”而退，很多人不知道索引怎么编制，希望有一套编制索引的软件“神器”，但这样的“神器”何在？现在没有，今后也难以产生。下面，分两个部分来谈年鉴索引。

一、关于年鉴索引

1.什么是索引？索引是把图书文献中具有检索意义的主题词或关键词，如：活动、会议、工程、项目、专利、品牌、事件、事故、案件、政策、文件、书籍、文章、单位、人物、荣誉、地名、建置、地理、山川、水文、气象、工作、词语、概念等主题名称，整书按顺序逐个摘录下来，并标上出处页码，再按一定的方式有序排列起来，供读者查阅资料之用。索引是一种有效的检索工具，一般放在图书文献之后，数量较多，专指性较强，大型图书文献的索引还专门编辑成书。

索引旧称“通检”和“备检”，又称“引得”，“引得”是英语index的译文。中国古籍中没有索引，“索引”与“年鉴”一样都是从国外引进的。中国早期年鉴没有或少有索引，中国年鉴接受索引是一个漫长而艰难的过程，与年鉴发展速度不同步。至2015年7月，全国公开出版的年鉴有1/2没有做索引3。在这些索引中，质量高的索引不多，亟须学习改进。欧美国家非常重视索引，不但在工具书、专业书、资料书后编有索引，而且索引的规模相当大。19世纪英国国会议员提议，凡无索引的书籍，概不予版权登记，并处以罚金4。

2.年鉴索引的作用。北京大学教授肖东发说：索引是图书的钥匙，不仅使读者查找资料方便，节省时间，而且也集中提示了同类资料，可以启发读者思维。孙关龙说：索引是查检知识、收集资料、读书治学的利器，是现代学术研究的一个基本工具。索引主要有以下作用：

1）供快速查检。读者根据相应的主题词，可以在文本环境下，对年鉴全书信息库中查检到所需要的内容、数据、图表等，查检到同一主题的全部内容，这是索引最基本的功能。2）有助于索引数字化。通过计算机做成数字化索引，建立索引数字环境，提供更快捷、更方便的查检功能，成倍提高查检效率。索引数字化是年鉴发展的趋势和方向。3）提供系统阅读。有深度和广度的年鉴索引能够把相同主题的内容全部标引到一起，也能够把众多的隐性主题归纳出来，做成标引词，供读者查检。这涉及索引的质量问题，是年鉴索引普遍需要加强的方面。4）帮助核查交叉重复内容。编制索引时可以发现一些交叉重复的内容，并及时处理。5）帮助校对书稿中的差错。编制索引要通读书稿，在放大的电子文件中很容易发现一些差错和不规范之处，可以同步加以改正，以提高校对质量。6）反观书稿的编撰质量。不少年鉴的编撰思路不对，有总结化年鉴、报告化年鉴、志书化年鉴、流水账式年鉴、资料汇编式年鉴，也有大杂烩式年鉴，这些年鉴的语言水分比较大，无效信息多，有效信息少，主题词不但少，而且很难提取，有不少条目标题和条文根本提取不出一个主题词，这样的年鉴质量就不高，或很差。反之，质量比较高的年鉴语言简洁，信息量大，有效信息多，主题词不但精准，而且数量多。在提取索引词时，年鉴编撰质量一目了然。

3.年鉴索引的术语。编制年鉴索引是一项技术性较强的工作，很烦琐，很仔细，涉及很多环节，做起来十分枯燥，也有较大的难度。从大处讲，有两难，一难是不了解索引知识，二难是主题词选取不到位或不全面。很多人不了解索引知识，不懂索引制作程序和方法，那就无从下手了，即使做了索引，也会出现很多的问题。有的依据目录做成索引，这样的索引是根本不符合要求的。据初步整理，有关年鉴索引的专业术语至少有40余个，罗列如下：检索系统、引得、通检、备检、词语索引、主题索引、主题分析索引、专用主题索引、专类主题索引、综合主题索引、索隐、隐性主题、简式索引、复式索引、漏标、错标、空标、泛标、重标、标引、标识、款目、标目、标目项、索引标目、主题词、关键词、标题项、标引词、索引词、索引条头、说明项、注释项、主标题、副标题、子标题、出处项、参见、附见、查检、查准率、概全率、数据库检索等，不了解这些索引专业术语，是很难编好索引的。

4.索引主题词选取的原则。提取主题词应遵循以下几个原则：1）约定俗成原则，主题词为大众认可和使用的；2）连续不变原则，在一定或较长时期内具有稳定性5；3）具有一定广度和深度原则，规范的索引词要达到一定的量，至少要超出目录数量的50%；4）有内涵具体原则，不是空洞概念或句子；5）简洁明了原则，多为词和词组形式。