地方志编修知识讲座：第六讲　地方志资料的收集

一、资料收集的原则

一方之文献，若不及时搜罗，资料的利用将捉襟见肘，而未能及时收集的资料将被淹没而不再为人所知。广征博采、有闻必录、巨细皆收是地方志收集原则。

二、资料收集的范围

（一）、时空范围：地方志是全面系统记述本行政区域自然、政治、经济、文化和社会的历史与现状的资料性文献。因此，在收集资料的时空范围上要把握好区域性、时限性、广泛性，就行业志而言还具有行业性等几方面。

1、区域性：是指以所要编写的志书的区域范围为限，这是修志的前提。弄清楚记述范围，可以避免不分内外，漫无边际的资料收集行为，更重要的是可以突出地方特点。当然这并不是要排斥范围以外的资料，这种资料可以用来作为参考资料或对比资料，但不是资料收集工作的主要任务。

2、时限性：指以收集志书编纂方案规定的时限以内的资料为主，并本着“详近明远”的原则进行收集，尤其对于新生事物的沿革资料要探本溯源，要将起始背景交待清楚。

3、广泛性：地方志又称为“一方之百科全书”，是全面系统记述本行政区域自然、政治、经济、文化和社会的历史与现状的资料性文献，因此广泛性是地方志的基本属性之一。

4、行业性：就行业志而言，要囊括本行业所经营范围内的各个方面。只有这样才能全面系统的反映行业的发展规律和特点。

（二）、纲目范围：为收集资料而设计的资料收集框架，收集的资料内容应大致在这个范围内，便于资料内容的系统化、条理化。

资料工作的初始步骤就是要拟定资料收集篇目或提纲，以篇章节目的形式编排，包括资料的收集内容，各项内容之间的逻辑关系等，是在时空范围的基础上，经过系统化、条理化而制定的资料的结构框架。同时这个框架也是志书篇目的雏形，通过这个框架，可以明确目标、分工、进度、方法以及轻重缓急次序，可以达到事半功倍的效果。最终根据资料收集情况，经过不断的修改完善而形成志书撰写篇目。

三、资料的获得渠道

（一）、内部渠道：是指本系统或本单位的资料储备，重点是档案。承担修志任务的各单位的档案部门，主要收集保管本系统或单位档案，包括各年度、各类总结、简报、调研报告、会议记录、任免名单、部门规章制度、工作细则、统计报表等。这些档案都是本系统或单位历史活动的真实记录，内容系统全面，资料含量大，要认真对待。查找时应注意将与资料收集篇目有关的档案作为重点，要仔细查阅和摘录，对于与篇目关系不大的档案，可作为一般性浏览，以免遗漏。

（二）、外部渠道：是指社会上的档案馆、图书馆、方志馆以及相关单位、地情资料库以及社会团体和个人等。

四、资料的收集方法

（一）、内部动员：广泛发动系统内部或本单位各个职能部门提供资料。首先要明确，修志工作不只是本单位修志机构的事，而是全系统或单位需要共同参与的工作。系统内的各职能部门是各项工作的直接组织者和参与者，他们掌握大量的业务资料，特别是第二轮修志下限，由于与第一轮志书下限时间间隔短，大约15至20年时间，因此这个时限内的大量的工作记录掌握在各职能部门中，业务资料也相对齐全，其中有些已形成档案进行保管，还有相当部分工作资料作为一般性资料搁置，时间久了，可能作为废纸处理或散失。因此，要广泛发动各职能处室及时提供资料，这需要认真贯彻学习条例精神，要求主要领导高度重视修志工作，全系统或单位要积极行动起来，单位领导应责成有关处室确定专人负责向本单位修志机构定期提供资料，要将地方志工作纳入目标管理范围。

部门提供资料的方式包括：

1、根据资料收集篇目所列章节，分解下发到相关处室，作为各处室承担的修志任务，定期向本单位志办报送资料。

2、有条件的单位可以编纂年鉴的方式，由各处室按所承担的内容，对资料按年鉴体例要求做初加工，以年鉴条目形式报送。

3、发动各直属单位编辑本单位或部门志资料汇编。各处室的广泛参与，是各分志资料收集和撰写工作的捷径。因此为鼓励各处室的积极支持与配合，各分志办可定期编发修志简报，及时向单位领导和各部门通报资料工作进度，对于工作较出色的处室要公开表扬，这样对工作开展会起到促进作用。

（二）、外出查访：以外出查阅、走访、座谈等形式收集资料。

1、查阅书刊资料

书籍报刊，特别是记载本地区、本系统情况的书籍和专业性报刊，是本地区或本行业社会活动的直接记录，成为资料收集的重点之一。查阅时可分为有目标性查阅，即要先了解哪些书目报刊中可能存在所需资料，然后列出书目和报刊目录，直接到图书馆或资料所在机构查阅，这样查阅目标明确，可以提高工作效率。除注意文字资料外，还要格外重视数据资料的收集，如人口普查、地名普查、土地资源普查、农业普查、工业普查、产业普查等，这种资料具有权威性，可直观的揭示事物本质和规律。另一种是无目标性的查找，即尽可能的寻找线索，不放过任何可能有用的资料。

2、走访、座谈

走访、座谈是口碑资料的主要收集形式。收集当事人口述资料要把握“三亲”原则，即：亲知、亲闻、亲历。主要采取三种方式：

一是请进来，即通过举行座谈会，邀请有关人士参加，通过座谈的形式，了解情况，并认真记录整理，考证后存档以备撰写志稿时使用。

二是走出去，修志人员登门拜访当事人。这种方法使当事人可以不受拘束，尽可能多地回忆当时的情况，且还可以让其家人协助回忆，效果较好。

三是约请有关人员撰写回忆录。二轮修志的优势在于口碑资料的获得较容易，因两轮志书时间间隔较近，我们中间的每个人都可能是过去，今天和未来的某个事件的知情者或当事人。在此建议大家，从现在起用修志者的眼光将你亲知、亲闻、亲历的重要事件记录下来，你将成为历史的见证者，也是历史的记录者，这样我们的资料收集工作可以变被动为主动。

3、行文征集

以信函的形式收集资料。把散失在社会上的各类相关资料，通过广泛发动社会力量，多方寻找线索，进行征集，可通过发函或在媒体上发布征集信息的方式进行索取，也可通过互联网，进行网络征集等等。

4、利用地情资源

充分利用方志馆馆藏资料以及图书馆、档案馆的地情资料库等地情资源。我国已有数十个省份建立了方志馆，还有省情、地情资料库以及行业所建的数据库等，它们声、像、图、文并存，可通过计算机、互联网检索获得，并可直接存贮或编辑，应用十分方便。

（三）、资料收集工作要把握的三个要点

1、争取单位领导的有力支持和各部门的积极配合。

2、资料收集要先近后远，先内后外，先活后死。遵循“先近后远”的原则，先查阅本区域内的档案馆，行业志可查阅本行业的档案机构。

3、资料收集后要及时整理，为使用做好准备。