浅谈地方志编纂与档案的相互关系

档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重要事业，是党和国家各项建设事业必不可少的重要工作。地方志编纂工作也离不开档案工作。方志编纂是以档案资料的收集、整理和利用为基础的，没有成功的档案管理工作，就无法编纂优秀的地方志书。本文就档案工作在地方志编纂中的作用及地方志编纂与档案工作的关系作一初探。

一、档案工作是地方志编纂的基础

档案是国家机构、社会组织和公民个人在实践活动中直接形成的有一定保存价值的各种形式的历史记录。它是历史活动的原始见证，属第一手资料，是编写志书最基本的资料。它有权威性、原始性、完整性、系统性等特点，其可靠程度超过任何其他资料。志书中除直接引用原始档案资料外，大都是根据档案资料归纳、提炼成稿。由此可见，志书若离开档案，将成为“无本之木，无源之水”。所以档案是修志的基础，没有档案，志书就难以修编。

中国历代的史官编史主要靠的就是档案资料。孔子“得百二十国宝书”而修定《春秋》，司马迁“代为史官，亲掌国籍”而编成《史记》，班固任兰台令史，“选择前书，缀集所闻，以书《汉书》。”隋唐后，凡全国性图经史志，均离不开官方秘阁的档案资料。

方志编纂所需要的资料一般来源于以文献资料为主，以口碑资料、实物资料为补充的三个方面。文献资料包括原有的地方史志、政府档案、各种谱牒、各类簿册、各项契约，近代以来出版的报刊书籍，私人保存的著作、日记和信件，企事业单位的工作总结、统计资料和剪报，各种社会团体的章程，组织条例和会刊等等。这些资料主要收藏于档案馆、图书馆、博物馆、文化馆、烈士事迹陈列馆、展览馆等，而尤以档案馆为主。档案馆所藏公私档案是编史修志最可靠的资料来源。

如果没有档案资料，就不能真实全面反映一个地区的一段历史，志书的内容就显得薄弱、单调，那么志书也就失去了自身价值。

二、志书编纂促进了档案工作

档案是志书编纂的基础，离开了档案，志书就无法编纂。但是，志书的编纂也是对档案的补充、检验、勘误和整理，对档案工作有积极的促进作用。奇台县建县后的第一部县志为清代奇台县知县杨方炽所编，名为《奇台县乡土志》。现存《奇台县志》、《奇台县组织史》、《中国共产党奇台县历史大事记》、《奇台年鉴》等史料、志书，在全国部分城市图书馆和新疆博物馆、档案馆有藏本。这些史料、志书既为续修奇台县方志提供了不可多得的宝贵资料，又为档案馆丰富了馆藏。

档案是工作活动的直接记录，是原始记录材料，因而具有特定的历史记录性质。档案的这一性质是区别于其他文献的根本标志。档案注重原本、原稿，多为孤本集中保存，一旦损失，难以复得。要使档案能永远保存，除现代化的缩微储存外，就是通过编志写史，把几十年、几百年、甚至上千年各个领域的大事、要事发生和发展的轨迹都编写出来，名为志书，实为档案精华，具有集万卷于一册，缩几十年、上百年甚至上千年为一瞬的特点，起到了档案所不能起的作用。

由于历史原因，档案中的某些内容不确切，就不能轻易作为辑入志书的资料，而要经过大量调查、考证，使档案资料恢复历史本来面目。档案一旦损失，难以复得，这给编纂志书工作带来的困难是难以想像的。我们为编纂《奇台县历届党代会汇编》时，花费了近3 个月的时间寻找1997 年1 月27 ～ 30 日奇台县召开的中国共产党奇台县第八次代表大会资料。此资料由于当时没有存档，所以找困难重重。这件事足以说明档案工作的重要性。

在志书编纂的搜集、查找、核证史实的过程中能较好地发现档案资料存在的问题，促进档案部门采取措施，及时抓好拾遗补缺，加强档案工作人员的责任心，促进档案事业的发展。

方志的资料来源有三个方面。一是文字资料，包括档案文献资料、图书资料、报刊资料、工商实业资料、照片资料、私人著述资料、旧的史志和谱牒资料以及其他有关资料。二是口碑资料，也称口头资料。它包括了各种回忆记录、方言、山歌、歇后语、民间传说等。三是实物资料，如金石碑刻、出土文物、古文化遗址等等。再次，从档案编纂和志书编纂的意义看两者的联系与区别。

档案工作的意义: 第一，编纂工作是档案馆主动地、系统地、广泛地提供档案利用的一种有效方式，是开放档案的一种重要形式。第二，开展档案编纂工作是提高档案馆工作水平的一条重要途径。第三，编纂工作是保护档案原件的长远流传档案史料的有效措施。方志编纂的意义: 第一，为本地区、本部门的生产建设事业提供历史和现实依据，有利于各级领导更好地加强本地方部门的治理、领导工作。第二，有助于振兴文化教育事业、有助于进行科学研究工作。第三，有利于加强国情教育，可以为海内外炎黄子孙服务，增强他们的思乡之情，激发其热爱家乡的热情。最后，从档案编纂和志书编纂的体例来看。档案史料编排体例，由于汇编题目的多样性，档案史料内容成分的复杂性以及汇编的篇幅多寡等因素，决定了编排体例的多样性。但每类中档案史料排列的基本方法是依时间为序。方志的体例，包括凡例、体裁、结构、类目、章法等内容，一部完善的志书，既有采用编年体编写的大事记，或大事年表，也有依据纪事本末体撰写的各类专志和属于纪传体的人物列传，并插入各种图、表，还有附录或杂记等等。

档案把有保存价值的文件整理归档，供广大干部、研究人员查阅利用及向社会开放，供参考借鉴。志书把当地的经济、政治、文化、教育、科技和社会等发展情况编写成书，有助于我们以史为鉴，温故而知新，吸取经验和教训。档案是志书编纂的基础和依据。志书的大部分内容是根据档案材料的内容进行提炼、升华而成。志书许多内容、条目源于档案，高于档案，是档案的精髓，又极大地丰富和补充了档案。

综上所述，地方志与档案有着密不可分的联系，两者是相辅相成、互相促进的。它们都源于历史文化，都是对历史与现状的记录。档案是一种广泛、丰富、珍贵的历史资料，它是编史修志中不可缺少的，是地方志编纂的基础，同时地方志( 书) 还丰富档案馆藏，对归档立卷，充分快捷利用档案史料有指导作用。

（原文请至中国知网，作者单位: 新疆奇台县地方志办公室）