关于二轮志书编纂有关问题的研究
资料、人员和稿件编撰是志书编纂工作最基础也是最关键的“三要素”，每一要素都不可或缺、至关重要，是志书编纂工作顺利开展的核心，可以说志书编纂的过程就是承编单位持续、有效、精准地解决“三要素”问题的过程，一部高质量的志书也一定是建立在很好地解决了资料、人员和稿件编撰三个问题的基础之上。因此，开展和深入对二轮修志在资料收集、人员配备、稿件编撰方面的探讨和研究，不仅是落实《北京市地方志事业发展规划纲要(2016—2020年)》关于“开展地方志理论研究”精神的需要，对于完善方志学理论、加强方志学科建设具有重大的理论价值;也是地方志工作机构的职责所在，对于正在进行的二轮北京市区县修志工作，以及专业(部门)志、镇(街道)志、村(社区)志和第三轮北京市区县志编纂工作的开展都具有重要的参考价值。基于此，本课题以正在编纂的《昌平区志》为例，主要采用经验总结法，梳理昌平区二轮修志过程中在资料收集、人员配备、稿件编撰方面存在的问题及采取的破解之法，并进行条理化，探寻志书编纂中解决“三要素”问题的规律性和普遍性途径。
一、《昌平区志》编纂过程回顾
2009年12月，根据《地方志工作条例》、北京市“实施办法”以及北京市关于二轮修志工作部署，昌平区委办、区政府办联合下发《北京市昌平区第二轮地方志书编纂工作方案》。2010年3月25日，昌平区召开全区地方志工作大会，启动二轮修志工作，进行全面动员和部署，市、区主管领导出席会议，分别对二轮修志工作提出了要求。同年成立了昌平区地方志编纂委员会，由区长担任编委会主任，编委会成员由30余家区属委、办、局负责人组成，区志办负责二轮修志工作的组织实施。全区150余家参编单位明确一名主管领导和若干名专、兼职撰稿人，形成230余人组成的撰稿人队伍，负责收集、整理本单位资料，为《昌平区志》的编纂提供基础原始资料，2011年底，区内所有参编单位向区志办报送了入志资料，包括文字和图片。
2012年，考虑到资料在整理、选用、保存和稿件在撰写、修改等环节可能产生混淆、遗漏、遗失等问题，以及便于存档和快捷查找，区志办对收集到的原始文字资料，按照篇、章、节的结构进行组织，编辑印刷了《昌平区二轮修志资料汇编》。
2013年，主要以“资料汇编”为基础，对志稿进行试写，一方面根据志书体例的要求从宏观上对稿件内容进行安排，另一方面根据志书行文的要求从微观上对稿件内容进行修改。形成一部分试写稿后，及时报送市志办，然后请市志办专家专门进行业务指导，在编撰思路上很受启发。当年完成包括概述及建置区划、自然环境、军事、工业、教育、文化等在内的20编约70万字内容的编撰，形成区志办内部的审阅稿，收集一部分图、表、照片。
2014年7月，《昌平区志》(初审稿)完成，共设23编111章456节，文字约100余万字、图照500余幅、表格230余张，是全市第五部区县志书的初审稿。2014年9月28～29日，区志办组织召开了《昌平区志》(初审稿)专家评审会，评审会上各位专家对《昌平区志》(初审稿)进行客观点评，并提出中肯的修改意见和建议。《昌平区志》初审评审会之后，进一步强化质量意识，坚持速度服从质量，根据初审会专家的评审意见，对初审稿进行了修改和完善，2016年9月，形成初审稿修改稿，设25编104章390节，字数约78万(非版面字数)，图片212张、表格264个。
根据专家对初审稿修改稿的审读意见，对《昌平区志》的篇目又做了较大调整，同时补充了缺漏的资料丰富志稿的内容，于2017年6月，完成《昌平区志》(复审稿)，复审稿设27编116章426节，字数约90万(非版面字数)。2017年9月1日，召开《昌平区志》(复审稿)评审会，市志办专家对复审稿进行点评，对修改意见和建议进行反馈。截至2017年10月底，昌平区志办在对复审稿进行修改完善，正在形成终审稿。
二、《昌平区志》编纂过程中存在的问题
1.资料方面
资料收集主要依靠各参编单位，主要包括区政府所属各职能部门、事业单位，以及镇(街道)提供，收集的资料具有内容庞杂、数量繁多的特点，基本能涵盖行业或事业的发展全貌。随着修志工作的推进，资料收集遇到五个方面的突出问题：
一是由于资料来源的主体是区属各职能部门和镇(街道)，而在断限内乡镇行政区划的调整和党政机构的改革，职能部门(单位)、镇(街道)的设立、合并、裁撤普遍存在，以及部门的职能转变和职责转移比较多，造成部分资料来源的不确定性，以及资料内容涵盖面发生变化，甚至资料的流失造成资料在断限内“断线”。比如原商业、工业系统机构变化多，镇(街道)机构变化多，使资料收集难度增加。
二是由于资料来源于各部门，资料站位低，部门痕迹明显。三是有些资料不能直接或全部来源于参编单位，有些资料来源于不受本区行政管辖的单位，这些资料的收集较其它资料收集困难一些，如社会生活、电信、铁路、金融等内容。四是反映地方特色、时代特征和行业特点的典型资料不足。五是由于修志工作时间跨度长，期间很多单位的主管领导和撰稿人岗位调整，人员变动频繁，使资料再收集和资料核实工作难度增加。
2.人员方面
一项事业或者一份工作的不断发展，离不开人的推动，地方志也不例外，专业人员的配备和业务能力的建设是二轮修志能否顺利开展的关键因素，昌平区二轮修志启动之初，面临人才方面的窘境。
一是人才储备不足，修志人员缺乏。昌平区志办与昌平区委党史办为同一机构，承担党史和地方志工作两大职能，二轮修志工作展开后，参与修志的在编人员只有4名，其中包括主任1名、主管地方志工作的副主任1名、其他工作人员2名，他们除了参与修志外，同时承担地方志其它方面的工作，包括年鉴、地方志宣传、基层修志指导等，人员配置不能满足二轮修志工作的客观要求。
二是编辑多新手，修志经验少。昌平区只有主管地方志工作的副主任参与过一轮修志，具有地方志理论基础和地方志实践经验。而编辑人员都是地方志队伍中的“新兵”，既没有系统的地方志理论知识，也没有丰富的地方志工作经验，在之后聘用的4名退休人员中，只有1人参加过一轮修志。所以，昌平区参与修志的绝大多数编辑人员都是从零开始。
3.稿件撰写方面
稿件在结构和内容两个方面均存在一些问题，是修志进入撰写阶段的核心问题，稿件的修改都是围绕这两个问题展开的，结构即志书的框架——篇目，内容是志书的主体。
(1)篇目设置问题
《昌平区志》的篇目曾存在的问题有四个方面：一是有的篇目分类不科学、层次不清、领属不当的问题，导致内容或者有缺漏项，或者有交叉重复之处。二是有的篇目延续一轮志书篇目的划分和提法，未结合时代特点进行深入的研究调整，导致反映现状和时代特点的新事物记述缺位或弱化。三是有的篇目外延太大或太小，与具体内容不相匹配，造成“头重脚轻”或“头小身材大”的现象。四是篇目标题不规范，不够准确简明，未完全按照名词或名词词组设置标题。
(2)内容记述问题
《昌平区志》从试写稿、初审稿、初审稿修改稿到形成复审稿的过程中，记述上题主要存在四个方面问题：一是纵向断线，脉络不清。志书“竖写”的要求是“纵不断线”，即按时间顺序纵向记述，不断主线，能反映事物发展的脉络。《昌平区志》在稿件撰写中，有的未按时序纵述发展史迹，没有将事物的发展过程和现状写完整、阶段写清楚，面貌写全面;有的时间跨度大，中间隔着好几年没有记述内容;有的下限年份情况未记述或记述过于简略，不符合志书“详今”的要求;有的没 有严格“顺时记述”，偶有倒叙和插叙的现象，使得事物发展脉络模糊。二是统稿不足，记述粗浅。有的交叉重复未做深入处理;有的内容记成流水账，未作必要的整理分析;有的以部门工作的口吻叙述，未从全区和全志的全局角度记述，高度不足;有的以议论性、描述性语言代替对事实的记述。三是行文不规范，记述表现在语言规范、名称称谓、时间表述、数字计量、标点符号、文表相符、排版格式等细节方面处理不当。四是志稿平淡，特色不突出，有关地域特色和时代特点的内容没有写深、写透、写全面。
三、昌平区志办采取的措施
认真分析了昌平区二轮修志工作实际，区志办努力寻求克服困难的方法和措施，经过几年的探索和磨合，绝大多数问题得到有效的解决，《昌平区志》的编纂工作得以稳步推进。
1.资料收集
“巧妇难为无米之炊”，资料是志书的原材料，资料的质量直接影响志书的质量，详实准确的资料是志书的根基，资料收集工作是志书编纂中的基础性工作，也是志书编纂工作顺利开展的有力保障。昌平区二轮修志资料的收集经历了从无到有、从少到多的数量积累阶段，和由粗放到精细、由一般到典型的质量提升阶段。
一是在资料收集初期，对所有参编单位采取了点对面的“撒网式要资料”方式，又针对个别资料“困难户”采取了点对点的“精准追资料”方式。二轮修志工作启动后，以以会代训的形式举办全区范围的业务培训会三次，布置资料收集工作，通过电话、邮件、qq等形式，向参编单位广泛征集入志资料;大规模的培训外，编辑人员到参编单位进行个别指导，提前介入资料收集的环节，有效提高了资料报送的进度和资料的质量。收集的资料经整理、筛选后辑成《昌平区二轮修志资料汇编》。此外，以借阅各类书籍、期刊、内部材料等方式，收集了大量基础性资料。
二是对不相隶属单位通过发函和上门收集的方式。比如金融、铁路、电信等方面的资料缺乏，区志办先后与中国人民银行营业管理部、北京市铁路局、中国移动昌平分公司等单位进行函件沟通，然后由编辑人员到这些单位与对方工作人员面对面交流，最后收集到相关资料，使志稿的相应内容得以充实。
三是依靠公共资源或信息化手段，编辑人员“按图索骥”挖掘资料。通过复印档案资料、摘录图书资料、到相关单位现场征集、到官方网站搜集下载等手段，补充了大量基础资料。如勘界的内容，除了区民政部门提供的资料，其余资料部分复印了区档案馆的馆藏文件，部分摘抄自首都图书馆《北京勘界》一书。
2.队伍建设
一是为解决修志人员不足的问题，聘用4名退休人员加入区志办，与2名在职人员组成规模为6人的区志编辑队伍.这些老同志热爱地方志事业，工作认真负责、严谨细致，心态平和健康，在职时或担任领导职务或是单位的中层管理者，具有很强的统筹协调、沟通交流能力，文字功底好，悟性高，逐渐成为昌平区修志的重要力量。
二是明确分工，责任到人。工作机制上采取分编负责制，每名编辑人员承担三至五编的编撰任务，分配时充分考虑承担内容与编辑人员以往工作经历的相关性，一方面利于稿件的编撰、修改、补充和完善，另一方面便于与参编单位的协调、沟通和交流，以充分发挥老同志的专业背景优势和人脉资源优势。如政法内容交给公安局的退休同志，军事编分配给军队转业干部，文化部类则主要由文委的老同志负责撰写。经过分工，明确各自任务。
三是强化业务培训，努力提高编辑人员的业务能力和水平。编辑人员根据编撰需要，通过查阅工具书、网络、研读前志和同类志书等多种途径自学修志知识和相关领域的专业知识，进行必要的“充电”。组织编辑人员进行集体学习，不定期就某一重点问题进行专题讨论，或者编辑之间互看互审，互相借鉴，共同提高、共同进步。创造条件让编辑人员参加市志办组织的业务培训会、理论研讨会、交流座谈会等学习活动，二轮修志期间，昌平区编辑人员参加了所有由市方志馆或市志办区县处组织的培训和交流活动，对迅速提高编辑人员的业务能力起到立竿见影的效果。通过对外区县、外省市修志经验的学习，达到补己之短的目的，区志办组织编辑人员去延庆区，以及去河北省的宣化、阳原县、保定市、廊坊市、卢龙县、天津市蓟县等地进行业务学习，学习的过程也是不断摒弃弊端的过程，从中受益颇多。
3.稿件编撰方面
以“调结构”和“精内容”为稿件撰写的核心，除了自己摸索规律、借鉴他人经验外，听取专家意见是提高志稿质量的有效途径。关于志稿的修改，昌平区的做法就是“动脑+动手”“理论学习+实际操作”的循环推进，即边业务学习，边编写志稿，在学习中增强改稿能力、提高稿件质量，在改稿中总结经验教训、巩固学习成果，在志书体例和行文规范。
(1)篇目的完善
篇目划定了志书的内涵和外延，是志书的设计蓝图，篇目设置的基本要求是横排门类，事以类聚，横不缺项。《昌平区志》的篇目从开始设计到最终形成，经过反复推敲、不断锤炼，逐步趋于完善。经过初审评审会和后期专家的指导，篇目逐步趋于完善。
在二轮修志启动阶段，我区按照二轮修志工作方案的要求，在深入调查研究的基础上制定篇目的初稿，即篇目雏形，以此作为收集资料的提纲，也是整部志书基本的轮廓。之后，综合考虑科学分类、合理分工、参编单位工作实际、事业(行业)发展客观情况、资料收集容量、编辑可操作性和稿件可读性等多方面因素，尤其以专家建议为主要参考方向，对篇目进行数次完善，篇目由雏形，逐渐成型，直到基本定型。从初审稿到复审稿，对编、章、节、目所做的增加、减少、合并以及升格、降格等处理，非常之多。比如在政治部类，初审稿设“党派团体”“政权 政协”，复审稿中“中国共产党”“人民代表大会”“人民政府”“人民政协”“民主党派 人民团体”独立成编;初审稿延续一轮志的提法，设“政法编”，复审稿中标题改为“公安 检察 审判 司法行政”。在经济部类，复审稿增加“园区建设”编，将初审稿中分散于科技、教育、农业、工业编的科技园区昌平园、未来科技城、中关村国家工程技术创新基地、沙河高教园区、小汤山现代农业科技示范园、小汤山工业园区的内容整合在一编;将“金融”的内容从“财政 税务”编剥离，与“商务 旅游”组成一编;把“药品监督和管理”的内容从“卫生”编移到“综合经济管理”。取消“发展战略”“抗击非典”“奥运”等三个专记，将相关内容分别在中国共产党、卫生、体育等编进行记述。
编一级篇目的调整外，章、节、目变化的地方更多。有的章升格为编，有的章降格为节，有的章与别的章合并，有的章被取消，内容记入其他章、节，复审稿比初审稿整体增加12章(由104章增加到116章);节的增加、减少、合并、拆分、移动更多，复审稿节数比初审稿增加了36节(由390节增加到426节);目一级篇目的变化不胜枚举。经过屡次修改和完善，尤其通过两次评审会的点拨，《昌平区志》的篇目在分类、布局、层次、领属关系、题文相符等方面才更加成熟完备，基本定型。
(2)内容的撰写
《昌平区志》的撰写过程有试写、编撰初审稿、修改稿件形成修改稿、再修改形成复审稿，在每个阶段遇到具体问题不同，采取的解决方法各异，但贯穿始终的三方面：
一是坚持竖写原则。竖写原则是方志在体裁上区别于其他文体的主要特征，是地方志书编纂最基本、最关键的要求。对一般事物的顺时记述就是理清时序，严格按照时间顺序，将事物发展轨迹如实记述，把事物兴衰起伏如实反映。着力记好起点、转折点和终点，体现事物发展的阶段性和内在规律，对于断限内的新生事物，起点记述的关键是研究事物发生的内部因素和外部条件，即背景记述;转折点即是记述事物的变化，尤其是重大的变化、质的变化要记述清楚;终点记述的关键是交代事物消亡时的情况，对下限时正处于发展之中的事物，则是详细记述下限年份事物发展的现状。
二是加强统稿。统稿是志稿编撰过程中的一项重要、必须的工作，是“众手成志、笔削一人”的保证，也是确保志书质量的关键步骤。《昌平区志》的志稿是由各位编辑共同编写出来的，不可避免地出现文风不一、重复记述、前后矛盾等现象，所以加强统稿就显得尤为必要。另外，经过统稿，通过从全区的高度对志稿内容进行分析，能够比较有效地避免普遍存在的部门志痕迹。
三是细节打磨。从语言规范、名称称谓、时间表述、数字计量、图表照片、标点符号、排版格式等细节方面，对稿件进行打磨，努力做到行文规范、文风朴实、语言简洁通畅，遣词造句准确，杜绝模糊、空泛词句，杜绝违背语言逻辑的现象。
四是精选彩插照片。初审稿的彩插照片共143张，数量虽多，但质量差强人意，零散无特色，我们采纳专家的意见，在减少照片数量的同时，挖掘高质量的照片，部分照片采用了专业摄影者的拍摄作品，重新设计彩插，努力在突出时代特色和地域特色上下功夫。
经过区志办所有人员的共同努力，以及市志办和修志专家的悉心指导，《昌平区志》的编纂工作稳步推进，志稿在体例的全面性、篇目的科学性、资料的丰富性、行文的规范性上，均有大幅度提升，为形成终审稿奠定基础。
盛世修志，存史资政。地方志书的编纂是一项系统工程，涉及诸多方面、诸多环节，其中志书资料的收集、修志队伍的建设、志书稿件的编撰，虽然是三个非常具体的问题，但也是志书编纂面临的永恒课题，只要志书编纂在进行，这三个方面的问题就需要不断破解。对此，本课题进行了一些浅显的探索，毕竟昌平区二轮修志工作仍在进行当中，受实践经验和研究人员理论水平所局限，本课题仅仅是初步的探讨，课题成果还有很多不充分、不深入、不系统、不完善的地方。今后，本课题小组将及时跟进昌平区二轮修志工作，不断总结和吸收好的做法，逐步深化理论研究，为推动昌平区乃至全市的地方志事业积极努力。
