建立多种机制保障志书编纂质量

长乐市地方志办公室    陈依敏

志书编纂是一项组织活动，也是一个系统工程，多年运作，众手成书，需要相关部门众多人员参与配合，并依靠一定的手段和条件才能完成。我们追求一定的编纂质量，就是为了对志书编纂活动的过程状态和结果进行有效控制。而对志书编纂质量的认识应该从组织系统的层面上，从客观的角度，对整个编纂活动的运行状态和结果进行全面考评，也就是说，要将着眼点从重在审验志稿这一考评结果的方式转为着眼于实施全面质量管理，抓质量不能只等着看结果，而是从抓过程入手，过程质量和结果同样重要。李铁映在全国地方志颁奖大会上的讲话中指出，应建立省一级的志书质量负责制。因此，我们有必要建立多种科学的、全面的、系统的、长效的修志机制，来保障志书的编纂质量。现就以下几种机制，谈谈个人看法：

一、篇目审议制

修志应当继续实行篇目审议制，但还要不断改进、完善。在审议通过搜集资料的篇目后，如果以后据搜集资料的实际情况，或认识的不断深入，需要对篇目做很大的修改调整时，就应该允许再申报审议。在动手编写前，编写方和审查验收方对篇目设计应当达成共识，以无意见分歧，影响以后的编写及质量评估。即在志稿完成后，适时召开志稿评议会，聘请有关领导、专家学者及有经验的修志同仁来评议志稿。对参加评稿会的人来说，是一次学习修志知识、研讨修志理论、探索修志实践的极好的学习机会。

二、志稿审查、评议制

修志应当实行审查、评议志稿制度，并应把评稿会当作志书质量保障的重要措施重新写进文件予以强调，形成定制。李铁映同志曾经指出：“因为志书是官书、地情书，要确立对不合格志稿驳回重修的审批制度，粗制滥造、不符合质量标准的就要重新修改”，直至重纂、重新印制。因此，对各单位、部门报送的志稿，政府史志部门分工编辑的人员首先要对志稿资料进行初审，而不是急着对志稿进行编辑。初审的主要任务是审查志稿中资料是否完备、正确，如有资料不全或错误，要及时要求补充和核实修改。因为志稿交付史志部门后，可能就会将单位的史志机构撤掉或编写人员另行分配，而史志部门对整个志书的编辑工作则需要持续几年的时间，所以要先解决好资料问题，以免来稿从头编起，而到最后编辑某些稿件时却无法找到人来补充和核实资料。

无论是综合志书还是专业志书，都应进行志稿评议。评议志稿是为了使编纂者兼听众家之言，从各个层面、各个角度、各个方向听取对志稿的意见和建议，以达到全面提高志书的质量。组织志稿评议会可采取两种机制，一种是由上级史志部门主办，地方政府承办；一种是由地方政府主办，但要由上级史志部门指导。邀请的人员一般包括本地的知情人和有关专家学者、兄弟地区的史志专业人员、上级部门的领导专家等。通过开展多次的志稿评议，可以不断总结、提高评稿会的质量，把每一部志书的志稿评议搞得更扎实、更深刻、更有效，真正使评稿会成为提高志稿质量的“加油站”、质量爬坡的“起跑线”，以使续修志书质量再上一个新的台阶。

三、编纂动态督查制

此机制目的是及时发现问题，解决问题，并从预警角度防止新的问题发生，使整个编纂活动的运行处于良好的状态。如定期召开编辑室工作情况通报例会、志稿定稿质量分析讨论会，上级机构分管联系人定期下基层机构走访调研，领导抽查监督，专项统计分析、专题研讨、经验交流、现场会等，对成功的做法及时总结、交流、推广；对问题涉及的单位人员要及时反馈，督促改进；对承编单位在修志过程中成绩突出的和工作落后的，均以公开的形式及时给予通报表扬和批评。因此，我们应不断开拓督查工作思路、创新督查方法，并向编纂质量督查倾斜，使之切实发挥质量保障功能。

四、分级分类责任制

是对志书编纂流程中涉及的各种岗位、职位制定责任制，以对在岗任职的相关人员进行分类管理。如资料员、撰稿人、主（副）主编、总（副）纂及分纂、对口分管及联系负责人，审查验收人员，责任编辑、责任校对等，都有明确的职位称谓和具体的职责、任务、工作质量要求；尤其审查验收、编辑、校对3个工种，各该做什么事，做到什么程度，出了质量问题各该负哪些责任；业务负责人，不能仅仅作为一名战斗员，限于具体编辑，对业务还应把相当的精力放在整体工作的组织协调，对下位各岗的工作进行质量监督，及时分析哪个环节及责任人存在什么问题，并对责任人进行约束和戒勉；一个人若同时承担多种岗位职务的，要同时负该几项工种的职责；下位岗对上位岗负责等等。实现责、权、利相统一，形成权责分明、相互配合、相互制约、高效运行的工作状态。分级分类责任制目的是提高编纂人员整体素质、敬业心和责任感，并把责任意识转化为自律行为，落实到编纂指导与审稿编辑工作流程中，把思想观念变成操作层面上的运作，从而真正提高工作质量，共同达成最终的质量目标。

五、编纂流程管理备案制

依据志书质量标准，制定出易于操作的流程管理程序，并且这些程序要规范化、文件化和档案化。如搜集资料阶段，要有统一的资料卡片样式，要规定注明资料出处；要有人负责核验出处要素是否齐备，核验原始史实资料是否准确无误，对不合格者要求立即返工至合格为止；资料经核验合格后即交公，按时、按类归档保管；核验、交接等都要签名负责。又如编写阶段，对试写稿、初稿及各次修改稿、总纂稿、送审稿诸流程中产生的情况记载、疑难问题记录，请示、报告，上级机构领导及阅稿人的指导性意见要求，集体讨论意见与决定，评稿会意见，审查验收意见，修改、纠错、反馈的记录等，都要备案存档。这样，即使质量改进有章可循，避免盲目性、随意性，又使质量监督有可追溯性，质量审验有据可查。实行备案制，可使各环节都审慎一些，尤其利于有关领导掌握过程中关于质量问题的基础信息，对编纂质量进行阶段分析，及时解决编纂中存在的问题；也有利于上位责任人对下位责任人的工作偏差及时纠正，避免造成严重的质量问题。

总之，建立志书编纂质量保障机制是实施志书编纂全面质量管理的具体措施。我们要转变观念，创新思维，跳出重在审查验收志稿的单一质量管理模式，加大编纂过程监管的力度，对编纂运作情况不断进行指导、检查、科学评估并及时反馈，实现收集整理、撰写志稿、总纂统稿、审查验收、编辑加工、校对等志书编纂各环节能够有效衔接、配合、交融互动，构成结构合理、程序齐备、监管有效的、符合本地区实际情况的志书编纂质量保障机制，使志书成书文本质量水到渠成地达到质量标准。